Les renseignements personnels sont confidentiels par défaut. Leur confidentialité découle du droit à la vie privée des citoyens. À titre de représentant d’une entreprise, votre vigilance quant au respect de la Loi sur le privé contribue à la préservation de ce droit fondamental.
En matière de protection des renseignements personnels, la notion de consentement s’ajoute au critère de nécessité. C’est ce dernier qui doit prédominer en toute circonstance.
En principe, les entreprises doivent obtenir le consentement des personnes pour communiquer leurs renseignements personnels. Dans certaines situations, la Loi vous autorise toutefois à communiquer un renseignement personnel sans l’obtention du consentement de la personne concernée.
Vous pouvez, entre autres, le faire :
- En cas d’urgence ou en vue de prévenir un acte de violence (consultez la page pour plus de détails);
- Pour permettre l’exercice d’un mandat ou l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise que vous avez confié à un tiers (consultez la page pour plus de détails);
- Quand une personne ou un organisme vous soumet une demande écrite afin d’utiliser ces renseignements à des fins de recherche, d’étude ou de production de statistiques (consultez la page pour plus de détails);
- En cas d’incident de confidentialité, pour aviser une personne ou un organisme susceptible de diminuer le risque de préjudice sérieux.
Communication à des fins judiciaires ou d’enquête
Vous pouvez aussi communiquer un renseignement personnel sans consentement :
- À votre procureur;
- Au directeur des poursuites criminelles et pénales, si le renseignement est requis aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec;
- À une personne ou à un organisme chargé en vertu de la loi de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois, qui le demande dans l’exercice de ses fonctions, par exemple un service de police. Le renseignement doit être nécessaire à la poursuite relative à une infraction à une loi applicable au Québec.
Communication requise par une disposition légale ou un organisme public
Quand un texte juridique ou un organisme public le demande, vous pouvez communiquer un renseignement personnel sans consentement :
- À une personne à qui il est nécessaire de communiquer le renseignement dans le cadre d’une loi applicable au Québec ou pour l’application d’une convention collective;
- À un organisme public qui, par l’entremise d’un représentant, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou dans le cadre de la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion;
- À une personne ou à un organisme ayant le pouvoir de vous obliger à le communiquer et qui le demande dans l’exercice de ses fonctions.
Communication à des fins de recouvrement de créances
Lorsqu’il s’agit de récupérer des montants impayés, vous pouvez communiquer un renseignement personnel sans consentement :
- À une personne qui, en vertu de la loi, peut recouvrer des créances pour autrui et qui le demande dans l’exercice de ses fonctions;
- À une personne, si le renseignement est nécessaire afin de recouvrer une créance de votre entreprise.
Communication dans le cadre d’une transaction commerciale
Quand un renseignement personnel est nécessaire pour conclure une transaction commerciale, vous pouvez le communiquer à l’autre partie de la transaction sans le consentement de la personne concernée.
Une entente écrite devra préalablement être conclue avec l’autre partie, qui s’engagera :
- À utiliser le renseignement seulement pour la conclusion de la transaction commerciale;
- À communiquer le renseignement personnel seulement avec le consentement de la personne concernée, à moins d’y être autorisée par la Loi sur le privé;
- À prendre les mesures nécessaires pour protéger la confidentialité du renseignement;
- À détruire le renseignement, si la transaction commerciale n’est pas conclue ou si son utilisation n’est plus nécessaire pour la conclure.
Qu’est-ce qu’une transaction commerciale ?
Pour les fins de l’application de la Loi, une transaction commerciale est l’une des opérations suivantes :
- La vente ou la location, en tout ou en partie, d’une entreprise ou de ses actifs;
- Une modification de la structure juridique de l’entreprise, par fusion ou autrement;
- L’obtention d’un prêt ou de toute autre forme de financement par l’entreprise;
- Une sûreté prise pour garantir une de ses obligations.
Communication d’une liste nominative
Jusqu’au 21 septembre 2023, vous pouvez communiquer à un tiers une liste nominative ou un renseignement servant à sa constitution sans le consentement des personnes concernées si :
- Cette communication est prévue dans un contrat comportant une mention obligeant le tiers à utiliser ou à communiquer la liste ou le renseignement seulement à des fins de prospection commerciale ou philanthropique;
- Cette liste est une liste nominative de vos clients, de vos membres ou de vos employés et qu’avant toute communication, vous avez donné aux personnes concernées une occasion valable de refuser que ces renseignements soient utilisés par un tiers à des fins de prospection commerciale ou philanthropique;
- Cette communication ne nuit pas à la vie privée des personnes concernées.
Qu’est-ce qu’une liste nominative ?
Une liste nominative est constituée :
- De noms;
- De numéros de téléphone;
- D’adresses géographiques ou d’adresses courriel.
Cette liste vise à communiquer avec les individus ou à leur acheminer des informations ou des documents.
Changements à venir
À compter du 22 septembre 2023, l’expression « liste nominative » sera retirée de la Loi. On parle maintenant de l’utilisation de renseignements à des fins de prospection commerciale ou philanthropique.
Ces règles particulières s’appliqueront :
- Toute personne a le droit de faire retirer son consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels à des fins de prospection commerciale ou philanthropique;
- Une entreprise qui utilise ainsi des renseignements personnels à cette fin devra s’identifier et informer les personnes concernées de leur droit de faire retirer leur consentement;
- Lorsqu’une personne retire son consentement, l’entreprise ne peut plus utiliser ses renseignements personnels à ces fins.
À noter : les exceptions relatives au consentement doivent être interprétées de manière restrictive. Quand la situation le permet, la Commission vous invite à privilégier l’obtention du consentement plutôt que le recours à l’exception.
Mise à jour : 25 juillet 2023