Politique de confidentialité de la Commission d'accès à l'information

Les règles décrites dans cette politique vous concernent si nous recueillons vos renseignements personnels par un moyen technologique dans le cadre de nos activités. Par exemple, cette politique s’applique si :

• Vous communiquez avec nous par courriel;
• Vous utilisez notre système de dépôt de documents en ligne.

Notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels décrit plus en détail nos pratiques de gestion et de protection des renseignements personnels.

Nous recueillons des renseignements personnels par un moyen technologique dans les situations listées ci‑dessous. Consultez‑les pour connaître :

• Les types de renseignements personnels que nous recueillons;
• Les personnes auprès de qui et les raisons pour lesquelles nous les recueillons;
• Les mesures que vous pouvez prendre pour limiter la collecte.

Nous considérons comme un « renseignement personnel » tout renseignement qui vous concerne et qui permet de vous identifier directement ou indirectement (par exemple en l’associant à d’autres renseignements).

Nous faisons de notre mieux pour que vos renseignements personnels soient exacts, complets et à jour lorsque nous les utilisons. Nous comptons sur vous pour nous informer lorsque ces renseignements changent. Pour ce faire, vous pouvez nous écrire à l’adresse cai.communications@cai.gouv.qc.ca.

2.1 Lorsque vous utilisez notre système de dépôt de documents en ligne

Nous offrons un système de dépôt de documents en ligne pour les audiences de la Section juridictionnelle. Il permet de transmettre des documents de façon simple, rapide et sécuritaire.

Quand vous utilisez ce système, nous recueillons les renseignements personnels suivants :

• Votre nom et votre adresse courriel, pour vous permettre de créer un compte;
• Votre adresse IP, la date et l’heure de la connexion, les actions que vous posez dans le système et les renseignements contenus dans les documents que vous déposez en preuve, pour recueillir ces documents de manière sécurisée en vue d’une audience.

Les documents déposés peuvent être de nature variée et peuvent contenir des renseignements personnels sur vous ou sur d’autres personnes.

Comment limiter la collecte de ces renseignements personnels? Vous décidez des documents que vous déposez. Une fois déposés dans le système de dépôt, les documents (et les renseignements personnels qu’ils contiennent, s’il y en a) deviennent accessibles à toute autre partie impliquée dans l’audience et qui utilise aussi le système de dépôt, excepté les documents en litige. Après l’audience, les documents acceptés comme éléments de preuve à l’audience font partie du dossier accessible au public, sauf s’ils font l’objet d’une ordonnance de confidentialité.

Si l’utilisation du système de dépôt ne vous est pas possible, vous pouvez déposer des documents en version papier directement aux bureaux de la Commission ou lors des audiences.

2.2 Lorsque vous consultez des documents partagés en réponse à une demande d’accès que vous avez formulée

Si vous déposez une demande d’accès, nous pouvons vous partager des documents pour répondre à votre demande. Dans certains cas, nous vous enverrons alors un lien sécurisé et un mot de passe par courriel. Par mesure de sécurité, ce lien expire après un certain temps.

Lorsque vous consultez les documents, nous recueillons votre adresse IP ainsi que la date et l’heure de consultation. Nous recueillons ces renseignements personnels pour sécuriser l’envoi de documents et pour confirmer que vous les avez consultés, au besoin.

Comment limiter la collecte de ces renseignements personnels? Vous pouvez nous demander de vous envoyer les documents par courrier. Nous aurons alors besoin de votre adresse postale. Vous pouvez aussi venir chercher les documents en personne aux bureaux de la Commission ou les consulter sur place.

2.3 Lorsque vous participez à une audience

Les audiences de la Commission sont enregistrées (enregistrement audio) afin de respecter nos obligations légales. Dans nos enregistrements, nous recueillons donc la voix et les renseignements discutés par toutes les personnes présentes lors des audiences.

Comment limiter la collecte de ces renseignements personnels? Les personnes qui participent à une audience décident des renseignements personnels qu’elles divulguent. Cependant, l’enregistrement de l’audience est obligatoire. Par mesure de sécurité, le fichier d’enregistrement est crypté avant d’être sauvegardé et le nom du fichier ne contient aucun renseignement personnel.

2.4 Lorsque vous nous appelez

Lorsque vous nous appelez, nous recueillons certains renseignements personnels pour nous assurer de respecter les engagements de notre Déclaration de services aux citoyennes et aux citoyens. Ces renseignements sont recueillis pour nous par notre fournisseur, Microsoft.

Nous recueillons les renseignements personnels suivants en lien avec l’historique des appels :

• La date et l'heure de l’appel;
• La langue choisie;
• La durée de l’appel;
• Les menus utilisés par la personne qui appelle;
• Le temps d’attente.

Comment limiter la collecte de ces renseignements personnels? Vous pouvez obtenir des renseignements en personne aux bureaux de la Commission.

2.5 Lorsque vous naviguez sur notre site Web

Notre site Web ne recueille aucun renseignement personnel. Les adresses IP des personnes qui le visitent ne sont pas conservées. Des témoins de navigation (cookies) sont générés à chaque visite, mais ils sont supprimés lorsque vous terminez votre session.

2.6 Lorsque vous répondez à un sondage

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels lorsque nous menons des sondages, par exemple pour obtenir votre opinion sur la qualité de nos services.

Chaque sondage est différent. Si nous vous demandons de participer à un sondage, nous vous informerons du moyen technologique utilisé, des renseignements personnels qui seront recueillis, des fins de la collecte et des façons de limiter la collecte. Bien sûr, vous êtes libre d’accepter ou de refuser de répondre à un sondage.

2.7 Lorsque vous postulez un emploi à la Commission

Lorsque vous postulez un emploi, un stage ou un autre poste, nous recueillons les renseignements personnels nécessaires pour évaluer votre candidature et pour vous contacter dans le cadre du processus.

Nous recueillons les renseignements personnels suivants :

• Votre curriculum vitae, votre lettre de motivation, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone, par l’entremise du site Web où vous posez votre candidature (Québec emploi ou le site Web de l’Université Laval). Pour un emploi étudiant ou un stage, nous recueillons aussi votre relevé de notes;
• Votre dossier de candidature par l’entremise du site Web Emploi en ligne, si vous êtes déjà à l’emploi de la fonction publique. Ce dossier contient les renseignements suivants : adresse, numéro de téléphone, courriel, sexe, date de naissance, 3 derniers chiffres du numéro d’assurance sociale, information sur l’accès à l’égalité (minorités visibles et ethniques), scolarité, expérience de travail, statut d’emploi et classification;
• Les renseignements discutés lors d’une conversation téléphonique de vérification des références, par exemple au sujet de votre performance au travail.

Nous vérifions deux références pour la ou les personnes les plus susceptibles d’obtenir le poste, et non pour toutes les personnes candidates. Nous contactons les références que vous nous fournissez, avec votre consentement.

2.8 Lorsque vous nous écrivez par courriel

Lorsque vous correspondez avec nous par courriel, nous recueillons votre adresse courriel et les renseignements personnels contenus dans vos courriels. Les types de renseignements et la raison de la collecte dépendent du contexte de nos échanges.

Voici les situations les plus courantes :

• Lorsque vous envoyez un formulaire de plainte. Nous recueillons des renseignements personnels pour ouvrir le dossier et traiter la plainte. Le formulaire ne demande que les renseignements personnels nécessaires. Nous recueillons votre nom, votre adresse postale, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone. Si vous avez un représentant légal, nous recueillons les mêmes renseignements à son sujet. Nous recueillons aussi la description de la plainte, le nom de l’entreprise ou de l’organisme public visé, le nom et le titre des personnes impliquées ainsi que leurs coordonnées (adresse postale, téléphone et adresse courriel). Notez que certains de ces renseignements ne sont pas des renseignements personnels (par exemple, les coordonnées des représentants).
• Lorsque vous envoyez un formulaire de demande de révision ou d’examen de mésentente. Nous recueillons des renseignements personnels pour ouvrir le dossier et traiter la plainte. Nous recueillons votre nom, votre adresse postale, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone et votre signature. Si vous avez un représentant légal, nous recueillons les mêmes renseignements à son sujet, ainsi que le nom de son cabinet d’avocats, s’il y en a un. Nous recueillons aussi une copie de la demande d’accès et de la réponse, le nom de l’entreprise ou de l’organisme public visé, le nom du responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels ou du représentant de l’entreprise ainsi que l’adresse utilisée pour envoyer la demande d’accès. Notez que certains de ces renseignements sont publics (par exemple, les coordonnées des représentants).
• Lorsque vous participez à une médiation. Nous recueillons les renseignements personnels pertinents au processus de médiation afin de vous offrir ce service.
• Lorsque nous menons une enquête. Nous recueillons la preuve et les informations nécessaires pour mener une enquête administrative ou pénale, imposer une sanction et obtenir le paiement, si nécessaire. Elles peuvent contenir des renseignements personnels. Nous pouvons recueillir ces renseignements auprès de l’entreprise ou de l’organisme visé par l’enquête, d’une personne ayant déposé une plainte ou d’autres organismes et d’autres témoins, si nécessaire.
• Lorsque vous faites une demande d’accès à des documents ou à des renseignements personnels que nous détenons. Nous recueillons les renseignements contenus dans votre courriel, votre nom et votre adresse courriel.
• Lorsque vous faites une plainte concernant la qualité de nos services. Nous recueillons les renseignements personnels contenus dans votre courriel pour traiter votre plainte.
• Lorsque vous nous écrivez pour une autre raison. Nous recueillons les renseignements personnels contenus dans votre courriel pour répondre à vos questions ou à vos demandes d’information, ou pour vous aider dans vos démarches auprès de nous ou auprès d’autres organisations en matière d’accès ou de protection des renseignements personnels.

Comment limiter la collecte de ces renseignements personnels? Pour la plupart des situations énumérées, vous pouvez obtenir des renseignements en personne ou déposer des documents directement aux bureaux de la Commission, ou encore les transmettre par courrier.

Vous pouvez aussi prendre les mesures suivantes :

• Lorsque vous envoyez un formulaire de plainte. Vous pouvez choisir le niveau de confidentialité souhaité sur le formulaire de plainte. Vous pouvez faire une plainte de façon anonyme.
• Lorsque vous envoyez un formulaire de demande de révision ou d’examen de mésentente. Vous pouvez fournir un seul moyen de vous joindre.
• Lorsque vous participez à une médiation. Le processus de médiation est volontaire. Vous pouvez donc décider de ne pas y participer.

Lorsque nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, nous le faisons toujours dans des buts précis. Votre consentement est valide pour la durée nécessaire à l’atteinte de ces buts. Nous pouvons ensuite conserver vos renseignements personnels le temps nécessaire pour remplir nos obligations de conservation décrites dans la loi et dans notre calendrier de conservation.

Nous respectons toujours les buts pour lesquels nous avons recueilli vos renseignements personnels. Si nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres buts, nous vous demanderons votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi.

4.1 Personnes et organisations à qui nous pouvons communiquer vos renseignements personnels

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes ou organisations, si cela est nécessaire pour atteindre les buts décrits dans cette politique ou si la loi nous le permet. Le type de renseignements communiqués dépend de votre situation.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels aux personnes et aux organisations suivantes :

• Une autre partie impliquée dans votre dossier ou une personne qui la représente (comme un avocat);
• Un tribunal, si vous contestez notre décision dans votre dossier ou si une autre partie impliquée le fait (si vous faites appel de notre décision).

4.2 Nous pouvons communiquer des renseignements personnels hors du Québec

Nous conservons habituellement vos renseignements personnels au Québec. Cependant, nous pouvons parfois communiquer vos renseignements personnels dans une autre province du Canada :

• Quand nous collaborons avec une autre agence fédérale ou provinciale sur une enquête;
• Quand une copie de sauvegarde d’un fichier est conservée dans une autre province.

Dans ce cas, vos renseignements personnels sont aussi soumis aux lois de cette province.

Avant de communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures de protection. Nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, une démarche où nous considérons tous les facteurs qui peuvent avoir un impact sur votre vie privée et évaluons si les renseignements seront adéquatement protégés. Nous signons aussi un contrat ou une entente qui inclut des mesures de sécurité appropriées aux renseignements communiqués.

5.1 Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels

Seuls les membres du personnel qui doivent traiter vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.

Nous avons établi les rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de traitement de vos renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction. Ces rôles et responsabilités sont décrits dans notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels. Nous les révisons régulièrement pour les mettre à jour.

5.2 Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes

Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé. Elles incluent :

• Des mesures physiques, par exemple des locaux verrouillés;
• Des mesures technologiques, par exemple des pare-feux;
• Des mesures organisationnelles, par exemple l’adoption d’une politique de sécurité de l’information.

5.3 Nous détruisons vos renseignements personnels après avoir rempli nos obligations

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les buts décrits dans cette politique. Même si vous n’avez plus de lien avec nous, nous devons conserver vos renseignements personnels pendant une certaine période pour respecter nos obligations légales. Tant que nous les conservons, nous continuons de protéger vos renseignements personnels et d’en assurer la confidentialité.

Nous avons mis en place un calendrier de conservation pour établir clairement le délai de conservation pour certains types de renseignements. Une fois que ce délai est passé, nous détruisons vos renseignements personnels de façon définitive et sécuritaire.

6.1 Retirer votre consentement

Vous pouvez demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels.

Le traitement de cette demande dépend de la situation et du but visé. Selon le cas :

• Vous pouvez retirer votre consentement, mais nous ne pourrons plus vous offrir un service qui en dépend (par exemple si vous souhaitez retirer une demande que vous avez déposée);
  
  
• Vous ne pouvez pas retirer votre consentement, car le traitement de vos renseignements personnels est nécessaire ou obligatoire (par exemple l’enregistrement des audiences).
  
  

Dans tous les cas, nous pourrions devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter nos obligations imposées par la loi.

6.2 Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger

Vous avez des droits liés à vos renseignements personnels. Vous pouvez nous demander :

• D’y accéder;
  
  
• De les corriger ou de les mettre à jour.

Voici les étapes de traitement d’une demande :

• Vous devez envoyer une demande écrite (PDF, 242 Ko) au responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels. Vous trouverez ses coordonnées à la fin de cette politique;
  
  
• Nous traiterons votre demande dans les 20 jours après l’avoir reçue;
  
  
• Vous recevrez notre réponse par écrit.
  
  

6.3 Se prévaloir du processus de plainte relative à la protection des renseignements personnels

Vous pouvez formuler une plainte si vous jugez que la gestion de vos renseignements personnels n'est pas conforme à cette politique ou à la loi. Voici les étapes de traitement d'une demande :

• Vous devez envoyer une demande écrite (PDF, 242 Ko) au responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels. Vous trouverez ses coordonnées à la fin de cette politique;
  
  
• Nous traiterons votre plainte dans les 45 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son traitement;
  
  
• Vous recevrez votre réponse par écrit.

Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne s’assure que nous respectons les règles décrites dans cette politique et dans la loi. Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Monsieur Jorge Passalacqua

Responsable de la protection des renseignements personnels
Directeur des affaires institutionnelles, des communications et de la promotion
2045, rue Stanley, bureau 900
Montréal (Québec)  H3A 2V4
Tél. : 888 528-7741
Courriel : responsable.acces@cai.gouv.qc.ca