Tribunal administratif
AudiencesQuand les parties ne parviennent pas à une entente en médiation, elles peuvent faire valoir leurs arguments auprès de la Commission, qui agit comme tribunal administratif. Dans le cadre d'une audience, les parties sont entendues par un juge admininistratif, qui rend ensuite une décision conformément à l'application des disposition de la Loi sur l'accès.
Les juges administratifs de la Commission tiennent deux types de rencontres : la conférence préparatoire et l'audience.
La conférence préparatoire est une étape facultative et préliminaire à l’audience. Elle permet au juge administratif de discuter avec les parties de la suite d’un dossier concernant différents aspects : nature et étendue du litige, documents à transmettre, mode de tenue de l’audience, etc.
L’audience est l’étape finale du cheminement d’un dossier juridictionnel à la Commission. Elle permet au juge administratif de prendre connaissance des faits et d’entendre les arguments des parties afin de rendre une décision.
Les juges administratifs ont le pouvoir de choisir le mode de tenue de l'audience.
La Commission tient des audiences en personne dans ses bureaux de Québec et de Montréal.
À la date et à l’heure prévues de l’audience, les parties, leurs représentants et leurs témoins, s'il y en a, doivent se présenter à l’adresse indiquée dans l’avis de convocation de la Commission. Si elles disposent de témoins, les parties sont responsables de leur transmettre les consignes de participation à l'audience.
Les salles d’audience sont équipées d’ordinateurs avec écrans tactiles permettant aux parties de consulter le système de dépôt numérique et d'accéder aux documents de leur dossier. Les ordinateurs des salles d'audience sont limités à cet usage.
Quelques jours avant l’audience, la Commission fait parvenir les modalités de l'audience en salle virtuelle (Teams) par courriel aux parties et à leurs représentants. On y précise, entre autres :
Comme pour toute audience, les parties sont responsables de transmettre ces informations à leurs témoins, le cas échéant.
La salle d’audience virtuelle est facilement accessible et sécurisée au plan technologique. À partir de n'importe quel appareil, il est possible de participer à une réunion en passant par le logiciel Teams, sans nécessairement procéder à son installation.
Vous pouvez consulter les procédures suivantes :
Dans l'avis de convocation de la Commission, il est indiqué si l'audience doit se tenir par téléphone. On y précise, entre autres :
Consignes
Pour participer à une audience téléphonique :
Le juge administratif est reponsponsable de coordonner la prise de parole des parties, des représentants et des témoins.
Certains dossiers sont aussi traités par écrit. Chaque partie est alors invitée à faire valoir son point de vue par écrit.
Les demandes de révision présentées à la Commission sont généralement inscrites à l'horaire des audiences. La Commission respecte l’ordre chronologique des recours, selon l’inscription des dossiers.
À cette étape, une date d’audience est déterminée. Un avis de convocation est ensuite envoyé aux parties, entre 30 et 60 jours avant la date de tenue de l'audience. On y mentionne entre autres la date, l’heure et le mode de tenue de l’audience. Si elle est tenue en personne, l'adresse est également précisée. En principe, le lieu est déterminé selon le domicile du demandeur.
La demande peut être rejetée si le demandeur ne se présente pas à l'audience.
Une procédure d'audience accompagne l'avis de convocation. Il est recommandé de la suivre, quel que soit le mode de l'audience.
Consultez la procédure appropriée selon le bureau régional concerné :
Selon les enjeux d’un dossier, il arrive qu’une partie demande une date d’audience prioritaire afin d’assurer l’utilité du recours auprès de la Commission. Dans des circonstances exceptionnelles, comme lors d'une situation d’urgence ou lorsqu'un risque de préjudice se pose, la Commission peut accorder une demande de traitement prioritaire et ainsi déterminer une date d’audience rapprochée.
Une demande de traitement prioritaire (aussi appelée demande de préséance) doit être formulée par écrit et motivée à l'attention de la présidence de la Commission; elle peut être transmise par la poste, par télécopieur ou par courriel, à l'adresse cai.communications@cai.gouv.qc.ca. Les pièces justificatives doivent être jointes à la demande. La décision concernant la demande de traitement prioritaire est transmise aux parties par une lettre.
Si une partie n'est pas en mesure de se présenter à une audience à la date et à l’heure déterminées par la Commission, elle peut demander qu’elle soit remise à une date ultérieure.
Conformément aux consignes concernant les remises d’audience (PDF, 272 Ko), la partie concernée doit d’abord communiquer avec le responsable de l’horaire des audiences afin de réserver une nouvelle date d'audience.
Elle doit ensuite formuler une demande écrite à l’attention de la présidente de la Commission à l'adresse cai.communications@cai.gouv.qc.ca
Cette demande doit préciser, entre autres :
Cette demande doit aussi être transmise à toutes les parties impliquées et être accompagnée de pièces justificatives, le cas échéant.
Quand la Commission dispose de la demande de remise, la Commission peut tenir compte du sérieux des motifs invoqués, du préjudice causé à l'une ou l'autre des parties, et de la nature et de la complexité de l'affaire. Elle peut être accordée si les fins de la justice sont ainsi mieux servies.
En cas de refus de la part de la Commission, les parties doivent se présenter à l'audience à la date initialement prévue.
Dans certaines circonstances, la Commission peut convoquer les parties à une conférence préparatoire, proposer une rencontre de médiation ou prendre toute autre mesure pour minimiser les inconvénients liés à une remise d'audience et assurer le droit d’une partie d’être entendue.
Peu importe le mode de tenue de l’audience, la Commission vous invite, si possible, à acheminer vos documents en utilisant son système de dépôt de documents.
Vous pouvez aussi envoyer vos documents par la poste ou par messagerie.
Les organismes publics doivent notamment soumettre les documents en litige qui font l’objet de la demande d’accès ou de rectification. La pratique établie consiste à soumettre confidentiellement les documents en litige aux fins d’examen et de solution au juge administratif. Ces documents sont détruits ou retournés à l'organisme public après l'annonce de la décision.
En plus du demandeur et des parties impliquées, l'audience peut impliquer des représentants et des témoins.
Au cœur d'un litige entendu en audience de la Commission :
Dans certains dossiers, un ou des tiers peuvent également être convoqués à l'audience si les documents les concernent, dans la mesure prévue par la Loi.
Les personnes physiques peuvent agir seules devant la Commission ou être représentées par un avocat. Dans le cas où une partie n’est pas représentée par un avocat, le juge administratif s’assure, par ses interventions impartiales, de sa bonne compréhension du déroulement de l'audience.
Les personnes morales, notamment les organismes publics, les associations, les entreprises et les syndicats, doivent être représentées par un avocat, conformément à la Loi sur le Barreau. Toutefois, cette obligation ne restreint pas le droit, pour une personne morale, d'être représentée par un de ses dirigeants devant la Commission, sauf pour la plaidoirie.
Lors d’une audience devant la Commission, les parties doivent s’assurer que tous les témoins qu’elles veulent faire entendre seront présents.
En principe, les témoins se présentent en audience à la simple demande des parties. Toutefois, il peut être nécessaire de leur faire parvenir un ordre de se présenter à l’audience (citation à comparaître). Cet ordre est donné par la Commission. Il est donc primordial d’aviser la Commission, au moins 20 jours avant la date prévue de l'audience, des noms et adresses des personnes qu’une partie veut faire assigner à comparaître à l’audience.
Les citations à comparaître sont émises seulement par les juges administratifs de la Commission. Ceux-ci peuvent aussi refuser qu’un témoin se présente, notamment quand la pertinence du témoignage n’est pas démontrée par la partie qui le requiert.
La personne qui demande accès à un document détenu par un organisme public n’a pas l’obligation de motiver sa demande ou d’expliquer l’utilisation qu’elle en fera. Il incombe plutôt à l’organisme public de démontrer que ses motifs de refus sont justifiés par la loi.
Selon les règles qui prévalent devant tous les tribunaux, lorsqu’une partie présente un témoin, l’autre partie a le droit de le contre-interroger.
Le juge administratif qui entend une cause peut décider de la pertinence et de la recevabilité des diverses preuves, y compris les témoignages. Lors de l’audience, les parties et ceux qui assistent à l’audience doivent se comporter avec respect et être vêtus convenablement. Au début de l’audience, les parties doivent s’identifier et, si elles entendent témoigner, s’engager solennellement à dire la vérité.
Les parties, particulièrement les demandeurs, doivent garder à l’esprit que l’audience porte seulement sur le contenu de la demande et la réponse donnée par l’organisme. Le juge administratif de la Commission s'assure que les propos tenus concernent seulement le dossier faisant l'objet de l'audience.
Après la présentation de la preuve de l’organisme, le demandeur est à son tour appelé à présenter sa preuve. Ensuite, les parties peuvent formuler des commentaires relatifs à l’affaire.
Au cours de l’audience, à tout moment, le juge administratif de la Commission peut questionner les parties sur des éléments de fait ou de droit relatifs au dossier.
Au terme d'une audience, le juge administratif prend l'affaire en délibéré afin de rendre sa décision. Il doit produire cette décision par écrit dans les trois mois suivant le début du délibéré.
Pour en savoir plus sur les décisions, consultez la section Décisions du tribunal.
