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Fonctions et pouvoirs de la Commission

Appliquer la Loi sur l'accès et la Loi sur le privé

La Commission exerce les fonctions et les pouvoirs édictés dans sa loi constitutive de 1982, soit la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Elle est principalement chargée de l’application de cette Loi et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Pour la mise en œuvre des mandats qui lui sont confiés, la Commission est composée de deux sections : la Section de la surveillance et la Section juridictionnelle.

La Commission a également pour fonction de veiller à la promotion et au respect des droits des citoyens à l’accès aux documents des organismes publics et à la protection de leurs renseignements personnels.

Promotion et sensibilisation

La Commission dispose de fonctions de promotion et de sensibilisation pour assurer la compréhension des lois applicables.

Lignes directrices

La Commission émet des lignes directrices afin de faciliter l’application de la Loi sur l’accès et de la Loi sur le privé, notamment en matière de consentement. Ainsi, la Commission peut : 

  • Préciser ou clarifier les lois applicables;

  • Donner un aperçu des moyens pour s’y conformer. 


Ces lignes directrices visent à permettre aux entreprises privées et aux organismes publics assujettis de mieux comprendre leurs obligations légales.  

Promotion des meilleures pratiques

La Commission fait la promotion des meilleures pratiques et du respect des droits en matière de transparence et de protection des renseignements personnels. En plus d'un service général d'information sur les lois applicables, la Commission offre notamment à ses clientèles : 

  • Un site Web présentant des informations pratiques sur l’application des lois;
     
  • Des guides, des fiches d’information et des documents d’orientation;

  • Des décisions rendues par la Section juridictionnelle et la Section de la surveillance, qui interprètent et appliquent les dispositions légales;

  • Un répertoire de ressources pour les jeunes, les parents et les enseignants;

  • Des présentations dans le cadre d’événements à l'intention du grand public ou de clientèles précises. 

Réponses aux questions d'ordre général

La Commission répond à certaines questions ponctuelles des citoyens et des organisations, par exemple en :  

  • Informant sur sa mission;

  • Renseignant sur la façon de faire une demande d’accès aux documents, de rectification de renseignements personnels, une demande de révision, une demande d’examen de mésentente, un signalement ou une plainte;

  • Fournissant de l’aide à la navigation sur son site Web;

  • Référant aux formulaires et à la documentation existante de son site Web.


Les réponses sont généralement données par téléphone. 

Les citoyens et les organisations ayant déjà un dossier ouvert à la Commission doivent communiquer directement avec la personne ressource ou le service chargé de leur dossier :

La Commission n’offre pas d’avis ou de conseils juridiques ni de certification ou d’approbation officielle. Les renseignements généraux donnés par la Commission n'influencent pas ses décisions futures.

Si un citoyen ou une organisation a besoin de conseils juridiques, la Commission recommande de retenir les services de spécialistes externes, comme des juristes ou des consultants.

 


Voici des exemples de questions qui ne font pas partie du mandat de promotion et de sensibilisation de la Commission :

  • «Le nouveau logiciel conçu par mon entreprise est-il conforme à la loi et aux orientations de la Commission?»

  • «La législation de tel pays offre-t-elle une protection adéquate pour y transférer des renseignements personnels?»

  • «L’article 24 de la Loi sur l’accès s’applique-t-il au contrat conclu entre notre organisme et un tel tiers?»


Le fait d'obtenir des renseignements généraux de la Commission ne signifie pas que les actions prévues ou posées par une organisation sont conformes aux lois applicables.
Cette démarche ne protège pas contre d’éventuelles plaintes et n’empêche pas la Commission d’enquêter ultérieurement.

Surveillance

La Commission voit au respect des droits et des obligations prévus par la Loi sur l'accès et la Loi sur le privé. Elle peut entre autres mener des inspections et des enquêtes, rendre des ordonnances et imposer des sanctions. Elle reçoit et analyse des avis et des documents de conformité. Elle rend aussi des avis sur des projets de loi ou de règlement, entre autres.

Inspections et enquêtes

La Commission peut réaliser des inspections visant à prévenir de possibles infractions en vérifiant si les lois sont bien appliquées.

La Commission dispose aussi du pouvoir de mener des enquêtes :

  • À la suite de la réception d’une plainte. Notez que lorsqu'une plainte vise une entreprise ou un organisme, elle peut être déposée sous le couvert de l’anonymat;

  • De sa propre initiative.


Pour en connaître plus sur le processus de traitement des plaintes envers les organismes publics et les entreprises privées au regard des obligations sur l'accès aux documents et la protection des renseignements personnels, consultez la Politique de traitement des plaintes.

Demandes péremptoires

Dans l'exercice de ses fonctions de surveillance, la Commission peut exiger des renseignements ou des documents permettant de vérifier l'application des lois ou des règlements à toute personne.

Dans cette situation, la Commission avise la personne concernée et détermine un délai raisonnable pour fournir les renseignements ou les documents. 

La personne qui reçoit une demande péremptoire doit s'y conformer en respectant le délai déterminé, même si elle a déjà produit un tel renseignement ou un tel document en réponse à une demande semblable ou en raison d'une obligation découlant de la Loi sur l'accès, de la Loi sur le privé ou de leurs règlements.

Le refus ou la négligence de se conformer à une demande péremptoire, selon le délai déterminé par la Commission, constitue une infraction passible d’une amende.

Pouvoir d'ordonnance

Au terme d’une enquête pendant laquelle les observations de l'entreprise ou de l'organisme sont considérées, la Commission dispose d’un pouvoir d’ordonnance ou de recommandation. Elle peut ainsi recommander ou ordonner à l’organisation de prendre des mesures correctives dans un délai raisonnable qu’elle détermine.

La Commission peut également exercer ce pouvoir d’ordonnance lorsqu’un incident de confidentialité est porté à son attention.

Les ordonnances de la Commission sont exécutoires.

Comment le pouvoir d'ordonnance de la Commission peut-il se concrétiser?

Après avoir donné l'occasion de présenter des observations, la Commission peut ordonner, à toute personne ou organisation, l'application de toute mesure visant à protéger les droits des personnes concernées. Par exemple, elle peut ordonner la remise des renseignements personnels impliqués ou leur destruction. 

En situation d'urgence, quand un incident de confidentialité est susceptible de causer un préjudice irréparable, une personne visée par une ordonnance de la Commission peut : 

  • Présenter ses observations pour en permettre le réexamen par la Commission, qui en détermine le délai. 


Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, la Commission peut également ordonner à l’organisation d’aviser les personnes concernées, si elle ne l’a pas fait alors qu’elle en était tenue.

Sanctions administratives pécuniaires et poursuites pénales

La Commission peut imposer des sanctions administratives pécuniaires aux entreprises contrevenant à la Loi sur l'accès ou à la Loi sur le privé.

Pour certaines infractions à l'une ou l'autre de ces lois, la Commission peut aussi signifier un constat d'infraction et réclamer des amendes aux organismes publics et aux entreprises.

Vous pouvez consulter les pages concernant les sanctions pour non-conformité :

Avis et approbations

La Commission émet des avis en matière de protection des renseignements personnels ou d’accès à l’information dans plusieurs situations; elle émet des autorisations dans certains cas. Elle examine, entre autres :

  • Des projets de loi, de règlement ou de décret;

  • Des projets de système d’information;

  • Des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée concernant des projets en ressources informationnelles d’intérêt gouvernemental;

  • Les règles ou les cadres de gouvernance de certains organismes, comme l’Institut de la statistique du Québec ou les sources officielles de données numériques gouvernementales.


Le travail de la Commission vise alors à :

  • Assurer la cohérence de la réglementation en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels;

  • Produire des mémoires à l’intention des parlementaires concernant des projets de loi;

  • Communiquer son expertise auprès des parlementaires et de l’administration publique;

  • Favoriser une démarche préventive et respectueuse des droits des citoyens lors de l’implantation de certaines procédures administratives et de l’introduction de nouvelles technologies.

Recherche et analyse

Tant sur le plan de l’accès aux documents que de la protection des renseignements personnels, la Commission peut réaliser ou faire réaliser pour son compte : 

  • Des recherches;

  • Des inventaires; 

  • Des études ou des analyses.    

Réception d'avis, d'ententes et de déclarations

Dans le cadre de ses activités de surveillance, la Commission reçoit des avis et des documents de la part des organisations. Selon les lois, les organisations doivent notamment transmettre :

  • Les avis d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux;

  • Les ententes de communication de renseignements personnels conclues, par exemple, à des fins d’administration de programme ou de recherche;

  • Les divulgations de recours à la biométrie à des fins de vérification ou de confirmation d’identité ou de banques de caractéristiques ou de mesures biométriques.


La Commission prend connaissance de ces documents et les analyse à la lumière des lois qu’elle est chargée d’appliquer. Dans tous ces cas, elle peut utiliser ses pouvoirs d’intervention si la situation dont elle est informée le justifie.

Tribunal administratif et médiation

Les recours devant le tribunal administratif découlent de l’insatisfaction de citoyens quant à une décision suivant des demandes d’accès à des documents administratifs, à des renseignements personnels ou d'une demande de rectification adressées à un organisme public ou à une entreprise.

Médiation

La Commission met à la disposition des parties un processus de médiation confidentiel, basé sur une démarche libre et volontaire et visant à favoriser le règlement à l’amiable des dossiers. Lorsque les circonstances le permettent, ce processus permet aux parties de s’entendre et de clore le dossier par le retrait de la demande ou tout autre avis indiquant qu’il n’y a plus de recours.

Audiences

Pour rendre des décisions concernant les demandes de révision et d'examen de mésentente, les juges administratifs tiennent géralement des audiences pour permettre aux parties de faire valoir leur point de vue et leurs observations.

Les juges administratifs interviennent également avant la tenue des audiences afin de s’assurer que les parties ont la chance de présenter leurs observations ou de résoudre des questions particulières dans le cheminement des dossiers.

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