Accès aux documents des organismes publics

Pouvoirs de surveillance de la Commission

L’inspection constitue une fonction d’examen, d’analyse, d’évaluation et d’appréciation de la façon dont les organismes se conforment à leurs obligations en matière d’accès aux documents administratifs.

Démarches

Plusieurs démarches sont afférentes à l’inspection, dont celles de :

• Colliger les éléments factuels pertinents en relation avec le mandat;
  
  
• Faire des constats et des recommandations distinctes à l’organisme;
  
  
• Recommander la tenue d’une enquête, le cas échéant.
  
  

Dans certains cas, il est possible que la plaignante ou le plaignant soit impliqué dans le processus d’inspection.

Résultats

Au terme de l’inspection, la Commission peut :

• Décider de fermer le dossier si son intervention n’est plus requise;
  
  
• Proposer des mesures correctives à l’organisme pour lui permettre de se conformer aux obligations de la Loi;
  
  
• Décider de mener une enquête de sa propre initiative.
  
  

À la demande de la plaignante ou du plaignant, la Commission lui transmet l’information appropriée.

La Commission dispose du pouvoir de réaliser des enquêtes :

• À la suite de la réception d’une plainte;
  
  
• De sa propre initiative.
  
  

L’enquête a pour objectif de recueillir les faits relatifs à la plainte et de faire les constats appropriés. Au terme d’une enquête, la Commission peut recommander ou ordonner à l’organisme public de prendre les mesures qu’elle juge appropriées.

Démarches

Les démarches afférentes à l’enquête sont notamment :

• De colliger les éléments factuels pertinents en relation avec le mandat;
  
  
• D’effectuer les constats factuels. L’enquêteur n’a pas de pouvoir décisionnel : c’est le ou la commissaire qui prend la décision.
  
  

La plaignante ou le plaignant peut être impliqué dans le processus d’enquête à titre de témoin. À noter que l’enquêteur ne représente pas la plaignante ou le plaignant : il doit demeurer neutre et impartial.

Résultats

Au terme de l’enquête, si son intervention n’est plus requise, la Commission peut décider de fermer le dossier.

Lorsque la plainte soulève une situation pouvant nécessiter une recommandation ou une ordonnance, la Commission :

• Transmet un avis à l’organisme et lui donne l’occasion de présenter ses observations dans un délai précis;
  
  
• Peut rendre une décision à l’expiration de ce délai.
  
  

Les enquêtes de la Commission sont menées selon un mode non contradictoire et respectent les règles de l’équité procédurale, sans la tenue d’une audience.

À noter que les lois actuelles ne donnent pas à la Commission le pouvoir d’accorder une compensation financière à une partie. De la même manière, la Commission ne peut pas ordonner à un organisme de présenter des excuses à un plaignant ou une plaignante.

La Commission donne l’information appropriée à la plaignante ou au plaignant.

Au terme d’une enquête en matière d'accès aux documents administratifs, pendant laquelle elle considère notamment les observations d’un organisme, la Commission dispose d’un pouvoir d’ordonnance ou de recommandation. Elle peut ainsi recommander ou ordonner à l’organisme de prendre des mesures correctrices dans un délai raisonnable qu’elle détermine.

Les ordonnances de la Commission sont exécutoires.