La personne détenant la plus haute autorité au sein d’un organisme public est responsable de l’accès aux documents. Elle doit assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi sur l’accès.
Déléguer la fonction de responsable
La personne détenant la plus haute autorité peut déléguer par écrit l'ensemble ou une partie des fonctions de responsable de l’accès aux documents à :
- Un membre de l’organisme public;
- Un membre du conseil d’administration;
- Un membre du personnel de direction.
Même s’il y a délégation, la personne détenant la plus haute autorité demeure imputable quant au respect et à la mise en œuvre de la Loi. Elle doit assurer l’autonomie des personnes qu’elle a désignées et leur fournir les ressources (humaines, financières, etc.) nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.
Informer la Commission de l'identité du responsable
L’organisme public doit aviser la Commission, par écrit, de l’identité de son responsable de l'accès aux documents dans les meilleurs délais. L’avis doit contenir le nom et le titre de la personne responsable, ses coordonnées et la date de son entrée en fonction.
La Commission doit aussi être informée de tout changement à cet égard.
- Formulaire de désignation d’une personne responsable et délégation de responsabilités(DOCX, 68,5 Ko)
La Commission publie une liste des responsables de l'accès aux documents.