Ministères et organismes publics Obligations et responsables en matière d'accès aux documents

La personne détenant la plus haute autorité au sein d’un organisme public est responsable de l’accès aux documents. Elle doit assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi sur l’accès.

Déléguer la fonction de responsable

La personne détenant la plus haute autorité peut déléguer par écrit l'ensemble ou une partie des fonctions de responsable de l’accès aux documents à :

• Un membre de l’organisme public;
• Un membre du conseil d’administration;
• Un membre du personnel de direction.
  
  

Même s’il y a délégation, la personne détenant la plus haute autorité demeure imputable quant au respect et à la mise en œuvre de la Loi. Elle doit assurer l’autonomie des personnes qu’elle a désignées et leur fournir les ressources (humaines, financières, etc.) nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

Informer la Commission de l'identité du responsable

L’organisme public doit aviser la Commission, par écrit, de l’identité de son responsable de l'accès aux documents dans les meilleurs délais. L’avis doit contenir le nom et le titre de la personne responsable, ses coordonnées et la date de son entrée en fonction.

La Commission doit aussi être informée de tout changement à cet égard.

• Formulaire de désignation d’une personne responsable et délégation de responsabilités

La Commission publie une liste des responsables de l'accès aux documents.

La personne responsable de l'accès aux documents :

• Assure le traitement des demandes d'accès aux documents;
• Prête assistance aux demandeurs pour identifier les documents pertinents;
• Motive tout refus de donner suite à une demande en indiquant la disposition législative appropriée;
• Prête assistance aux demandeurs pour les aider à comprendre la décision, au besoin;
• Participe à la sensibilisation et à la formation des membres du personnel en matière d'accès aux documents;
• Participe aux travaux du comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels;
• Voit à la reddition de comptes.

En principe, tous les organismes publics visés par la Loi sur l’accès doivent constituer un comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Toutefois, selon le Règlement excluant certains organismes publics de l’obligation de former un comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, les organismes suivants n’ont pas cette obligation :

• Le lieutenant-gouverneur;
• L’Assemblée nationale;
• Tout organisme public qui employait 50 salariés ou moins au cours de l’année civile précédente. La notion de « salarié » est définie par le règlement aux fins de son application.
  
  

Pour ces organismes, les fonctions que la Loi confère au comité sont alors exercées par le responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels. Dans le cas d’une municipalité, d’un ordre professionnel ou d’un centre de services scolaire, ces fonctions sont assumées par leur directeur général.

Le comité doit relever :

• De la personne ayant la plus haute autorité au sein de l’organisme public;
• Du sous-ministre, dans le cas d’un ministère;
• Du directeur général, dans le cas d’une municipalité, d’un ordre professionnel ou d’un centre de services scolaire.
  
  

La personne détenant la plus haute autorité au sein de l’organisme public n’est pas tenue de présider le comité ou d’en faire partie, mais elle demeure responsable de son bon fonctionnement. Elle doit donc être informée de ses activités et intervenir lorsque nécessaire.

Le comité est composé :

• De la personne responsable de l’accès aux documents;
• De la personne responsable de la protection des renseignements personnels;
• De toute autre personne dont l’expertise est requise, comme le responsable de la sécurité de l’information ou le responsable de la gestion documentaire.

En plus de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels, le comité de chaque organisme public doit soutenir l'organisme public dans ses responsabilités et ses obligations en matière d'accès aux documents.

Par exemple, il peut s'agir:

• De faciliter la diffusion proactive des documents prévus dans le Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels;
• De structurer les activités de formation et de sensibiliser le personnel en matière d'accès aux documents;
• De mettre en place un réseau de répondants en accès au sein de différentes unités administratives, si la taille de l'organisme le justifie.