Ministères et organismes publics

Traitement d'une demande d'accès aux documents

Obligations du responsable de l'accès et de l'organisme public

Quand la personne responsable de l'accès reçoit une demande d’accès concernant un ou plusieurs documents que l'organisme détient dans l’exercice de ses fonctions (ou qu’un tiers détient pour son compte), elle doit la traiter en respectant plusieurs obligations, comme :

• Prêter assistance au requérant, sur demande, pour lui permettre d’exercer son droit d’accès (mise en place de mesures d’accommodement raisonnables) et d’identifier le document susceptible de contenir les renseignements recherchés;
  
  
• Informer préalablement le demandeur du montant approximatif des frais afférents à la transcription, à la reproduction ou à la transmission d’un document;
  
  
• Faire parvenir au demandeur un avis écrit de la date de réception de sa demande. Cet avis doit indiquer le délai dont dispose le responsable de l’accès aux documents pour donner suite à la demande d’accès ainsi que les conséquences qui en résultent s’il n’est pas respecté. L’avis doit également faire mention des recours offerts devant la Commission;
  
  
• Répondre dans les délais prescrits par la Loi sur l'accès. En principe, que la demande soit verbale ou écrite, le responsable de l’accès aux documents dispose d’au plus 20 jours civils pour y répondre. Le responsable peut prolonger ce délai de 10 jours si le traitement de la demande lui apparaît impossible sans nuire au déroulement normal des activités de l’organisme public. Il doit cependant aviser le requérant par écrit avant l’expiration du premier délai de 20 jours. Le délai pour répondre peut également être prolongé si la demande vise un renseignement industriel, financier, commercial, scientifique, technique ou syndical fourni par un tiers. Le responsable de l’accès aux documents peut devoir, en effet, demander à ce tiers s’il consent ou non à communiquer un tel renseignement. Il doit néanmoins informer le requérant de cette démarche dans les 20 jours civils de la réception de la demande;
  
  
• Faire une recherche sérieuse et complète afin d’identifier tous les documents visés par la demande d’accès. Pour plus d’information, consulter la fiche d’information (PDF, 313 Ko) à ce sujet;
  
  
• Motiver tout refus de donner accès à un document et d'indiquer la disposition de la Loi sur laquelle ce refus s'appuie. En effet, le droit d'accès aux documents des organismes publics n'est pas absolu : il comporte certaines catégories de restrictions. Les organismes peuvent refuser de donner accès à des renseignements, par exemple lorsqu'ils ont des incidences sur les relations intergouvernementales, les négociations entre organismes publics, l'économie, l'administration de la justice et la sécurité publique, les décisions administratives ou politiques, ou la vérification.
  
  

Par ailleurs, si un document comporte des renseignements personnels permettant d’identifier une autre personne que le requérant, ces renseignements doivent être caviardés afin de respecter leur confidentialité.

Modalités de réponse

La réponse doit être fournie par écrit quand la demande d’accès a été déposée par écrit. Si la réponse est négative, elle doit être appuyée par la disposition législative permettant de le justifier. Dans tous les cas, elle doit contenir un avis sur les recours offerts devant la Commission.

Tout document ayant fait l’objet d’une demande d’accès doit être conservé le temps requis pour permettre au requérant d’épuiser les recours prévus par la Loi sur l’accès.