L'accès aux renseignements personnels et leur protection

Chercheurs

Pour mener à bien une étude, une recherche ou pour produire des statistiques, un chercheur peut demander à recevoir communication de renseignements personnels détenus par une entreprise ou un organisme public, sans le consentement de la personne concernée. Pour protéger la vie privée des personnes concernées, ce processus est encadré par les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Une fois la demande reçue, l'organisation visée doit procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Si celle-ci est concluante, une entente formelle doit être conclue entre le chercheur et l'organisation. Elle doit être transmise à la Commission, et entre en vigueur 30 jours après sa réception.

Pour en savoir plus sur ce que doit contenir la demande et sur le processus, consultez:

• La section sur la communication à des fins de recherche de renseignements détenus par des entreprises;
• La section sur la communication à des fins de recherche de renseignements détenus par des organismes publics.

Les entreprises et les organismes publics disposent d'un pouvoir discrétionnaire. Lorsqu'on leur présente une demande, ils peuvent donc refuser de communiquer les renseignements personnels demandés, et ce, même sans évaluation préalable.

À noter : les exceptions relatives au consentement doivent être interprétées de manière restrictive. Quand la situation le permet, la Commission vous invite à privilégier l’obtention du consentement plutôt que le recours à l’exception.

Obligations des chercheurs à l'égard des renseignements personnels

En plus de respecter les dispositions de l'entente conclue avec l'entreprise ou l'organisme public détenteur des renseignements personnels, les chercheurs doivent aussi protéger les renseignements personnels en suivant les dispositions de la loi qui s'applique à eux:

• Dans le secteur privé : Loi sur le privé (voir la section concernant les obligations des entreprises);
• Dans le secteur public : Loi sur l'accès (voir la section concernant les obligations des organismes publics).

Jusqu’au 22 septembre 2022, les chercheurs souhaitant accéder à des renseignements personnels à des fins de recherche, d’étude ou de statistique sans le consentement des personnes concernées devaient obtenir une autorisation de la Commission.

Les autorisations émises jusqu’à cette date demeurent en vigueur jusqu'à leur échéance. Les conditions fixées par la Commission dans ses autorisations doivent donc continuer d’être respectées.

À partir du 22 septembre 2022, la Commission a cessé de traiter de nouvelles demandes de modification à une autorisation existante. Les chercheurs doivent suivre le nouveau processus de communication de renseignements personnels sans consentement à des fins d’étude, de recherche et de production de statistiques afin de conclure une nouvelle entente avec l'entreprise ou avec l'organisme public qui détient des renseignements personnels visés.

Outils

• Modèle d’engagement de confidentialité pour les autorisations de recherche émises par la Commission avant le 22 septembre 2022 (PDF, 91,5 Ko)
• Modèle de certificat de destruction pour les autorisations de recherche émises par la Commission avant le 22 septembre 2022 (DOCX, 795 Ko)

Le gouvernement dispose aussi du pouvoir de rendre certains renseignements accessibles aux chercheurs liés à un organisme public, par l’entremise de l’Institut de la statistique du Québec.

Pour connaître quels renseignements sont désignés, qui sont les chercheurs liés à un organisme public et la procédure à suivre, visitez le site Web du Guichet d’accès aux données de recherche de l’Institut de la statistique du Québec.