Les ordres professionnels sont soumis à la Loi sur l’accès dans la mesure prévue par le Code des professions, lorsqu'il est question de documents et de renseignements personnels relatifs au contrôle de l’exercice de la profession.
Droit d’accès
Le droit d’accès s’applique notamment aux documents relatifs à :
- La formation professionnelle;
- L’admission;
- La délivrance de permis, de certificats de spécialiste ou d’autorisation spéciale;
- La discipline;
- La conciliation et l'arbitrage de comptes;
- La surveillance de l’exercice de la profession et de l’utilisation d’un titre;
- L’inspection professionnelle;
- L'indemnisation.
Il s'étend également au documents concernant l'adoption de normes relatives à ces sujets.
Le Code des professions prévoit également le caractère public de renseignements contenus dans des documents tels que des résolutions, un rôle d’audience ou le dossier d’un conseil de discipline, à certaines conditions.
Restrictions
Les restrictions au droit d’accès aux documents détenus dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession sont prévues au Code des professions et s’apparentent à celles qui sont applicables aux autres organismes publics. Elles concernent notamment la possibilité de refuser l’accès aux avis ou aux recommandations ou à des renseignements susceptibles d’entraver une inspection.
Un des motifs le plus souvent invoqués est celui permettant de refuser la communication d’un renseignement susceptible de révéler le contenu d’une enquête en cours ou d'avoir un effet sur une enquête à venir.
Par ailleurs, l’ordre professionnel doit, dans certains cas, refuser de confirmer l’existence d’un renseignement, par exemple lorsque sa divulgation est susceptible de causer un préjudice à la personne qui en est l’objet.
Responsable de l’accès
Le président d’un ordre professionnel exerce les fonctions de responsable de l’accès, et le syndic de l’ordre exerce cette fonction à l’égard des documents qu’il détient au sein de cet ordre professionnel.
Les délais de traitement des demandes et les recours sont les mêmes que ceux des organismes publics.
Sachez que les ordres professionnels ont aussi des obligations en matière de protection des renseignements personnels.