- La diffusion automatique de l’information

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels prévoit des mesures ayant pour but d’améliorer la prestation des services offerts aux citoyens en matière d’accès à l’information.

Cette approche consiste pour les ministères et organismes publics à aller au-devant des attentes des citoyens en rendant l’information d’intérêt public automatiquement disponible par Internet, sans qu’il soit nécessaire de formuler une demande d’accès.

Le Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels est entré en vigueur le 29 mai 2008. Les dispositions particulières concernant la diffusion des documents sont applicables depuis le 29 novembre 2009. C’est ainsi que les organismes publics doivent diffuser, dans un site Internet, les documents ou renseignements accessibles en vertu de la Loi et qui sont déterminés par ce règlement. Il est à noter que ne sont pas visés par cette obligation le Lieutenant-gouverneur, l'Assemblée nationale, une personne qu'elle désigne pour exercer une fonction en relevant, les organismes municipaux et scolaires et les établissements de santé ou de services sociaux.
 

Dispositions législatives applicables : article 16.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels; articles 1 et 4 du Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels.

Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c.A-2.1, r.0.2)
 

- Le droit à l’information

Au Québec, le régime d'accès à l'information est encadré par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, adoptée en 1982.

Reconnaissant l’importance cruciale des principes et des valeurs qui la sous-tendent, le législateur a conféré à la Loi sur l’accès un statut particulier, qualifié de quasi constitutionnel. En effet, les dispositions de la Loi sur l’accès ont préséance sur celles des autres lois québécoises.

Outre des règles en matière de protection des renseignements personnels, la Loi sur l’accès accorde à toute personne un droit d’accès aux documents des organismes publics et à ses renseignements personnels. Cette loi a également créé la Commission d'accès à l'information du Québec.

Ce droit d’accès est fondé sur l’article 9 de la Loi sur l’accès, qui prévoit que « toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents détenus par un organisme public ».

Donc, sauf exception, les organismes publics doivent vous donner accès à tous les documents qu’ils détiennent dans l’exercice de leurs fonctions, quelle que soit la forme de ces documents : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

Le droit d’accès à vos renseignements personnels est prévu sur l’article 83 de la Loi sur l’accès, ainsi « toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement personnel la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement personnel la concernant ».

Donc, sauf exception, les organismes publics doivent vous donner accès à vos renseignements personnels.

Dispositions législatives applicables : articles 1, 9, 83 et 103 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
 

- Les organismes publics visés

Environ 2800 organismes publics québécois sont assujettis à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, notamment :
• les ministères et organismes gouvernementaux, y compris notamment le Conseil exécutif, le Conseil du trésor, le lieutenant-gouverneur, l’Assemblée nationale;
• les municipalités;
• les centres locaux de développement (CLD) et les conférences régionales des élus (CRÉ);
• les commissions scolaires, certains collèges privés, les cégeps et les universités;
• les établissements de santé et de services sociaux, comme les centres hospitaliers, les CSSS et les agences de la santé et des services sociaux;
• les ordres professionnels (en ce qui concerne les documents détenus relativement au contrôle de l’exercice de la profession).

Dispositions législatives applicables : article 1.1 et articles 3 à 7 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
 

- Les documents visés

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels s’applique aux documents détenus par un organisme public dans l’exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l’organisme public ou par un tiers. Ce droit ne s’étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. La Loi sur l’accès s’applique aussi aux documents détenus par un ordre professionnel dans la mesure prévue par le Code des professions.

La Loi sur l’accès s’applique quelle que soit la forme de ces documents : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. L’information doit nécessairement se trouver sur un support. À titre d’exemple, une personne ne peut exiger, en vertu de la Loi sur l’accès, qu’un organisme public lui communique l’information qui a été dite lors d’une conversation téléphonique si cette information n’a pas été retranscrite ou enregistrée.

La Loi ne donne donc pas un droit d'accès à des informations, mais bien à des documents qui sont détenus par l'organisme public et qui ne requièrent ni calcul, ni comparaison de renseignements, ni confection de nouveau document.

Toutefois, la Loi sur l’accès ne s’applique pas aux actes et au registre de l’état civil, aux registres et autres documents conservés dans les bureaux de la publicité des droits (à des fins de publicité), au registre constitué en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales, aux archives privées visées à l’art. 27 de la Loi sur les archives.

Dispositions législatives applicables : articles 1, 2, 9, 15, 83 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
 

- Les restrictions à l’accès

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels cherche à assurer un équilibre entre l’objectif de transparence de l’État et la protection d’autres valeurs. C’est pourquoi elle prévoit des restrictions au droit d’accès. Certaines restrictions sont impératives, d’autres sont facultatives.

La Loi prévoit des exceptions qui peuvent limiter l'accès à certains renseignements. Il s'agit, entre autres, de renseignements ayant des incidences sur les relations intergouvernementales, sur les négociations entre organismes publics, sur l'économie, sur l'administration de la justice et la sécurité publique, sur les décisions administratives ou politiques et sur la vérification. La plupart de ces restrictions ont cependant un caractère facultatif.

Une des restrictions impératives est celle qui est liée à la protection des renseignements personnels. En principe, vous ne pouvez avoir accès qu’à vos propres renseignements. En général, les renseignements qui concernent une autre personne physique sont confidentiels et ils ne pourront vous être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

Il ne faut pas conclure pour autant que tout le document vous sera refusé. Seuls les renseignements relatifs à ces restrictions pourront être extraits du document; les autres parties du document pourraient vous être communiquées.

Dispositions législatives applicables : articles 18 à 41, 53 et 86 à 88.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
 

- La procédure d’accès

À QUI : Que ce soit pour obtenir l’accès à des documents administratifs ou à vos renseignements personnels, vous devez adresser votre demande au responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de l'organisme public visé. La liste des responsables est rendu disponible par la Commission au www.cai.gouv.qc.ca.

DÉLAI : Le responsable doit répondre à votre demande d’accès dans les 20 jours suivant la date de sa réception. Toutefois, ce délai peut être prolongé de 10 jours si nécessaire. L’organisme doit vous transmettre un avis écrit avant l’expiration du délai de 20 jours.

COMMENT : À l’exception d’une demande d’accès ou de rectification de renseignements personnels, la demande d’accès à un document d’un organisme public peut être orale ou écrite. Cependant, seule une demande écrite permet à la Commission de réviser la décision du responsable en cas de refus total ou partiel. L'absence de réponse de sa part, à l’expiration du délai imparti, équivaut à un refus. Des modèles de lettre sont disponibles au www.cai.gouv.qc.ca.

Il est important que la demande adressée au responsable soit suffisamment précise pour permettre de repérer le document. Toutefois, le responsable est tenu de prêter assistance à toute personne qui requiert son aide pour formuler une demande et identifier le document recherché.

COÛT : Vous avez le choix de consulter le document sur place, par voie électronique si possible, et d’en obtenir une copie. La consultation sur place est gratuite. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de la transcription, de la transmission ou de la reproduction du document peuvent être exigés par l'organisme qui doit vous indiquer préalablement le montant approximatif qui vous sera facturé.

Dispositions législatives applicables : articles 42 à 52.1 et 94 à 102.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
 

- Les recours devant la Commission d’accès à l’information

À QUI : La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels prévoit que c'est auprès de la Commission d'accès à l'information que vous devez exercer un recours pour faire valoir vos droits lorsque vous avez adressé une demande d’accès écrite à un organisme public, que vous n’avez pas obtenu de réponse ou que vous êtes insatisfait de la réponse obtenue.

COMMENT : Il suffit d'écrire à la Commission et de joindre une copie de la demande faite à l'organisme, de même qu'une copie de la réponse du responsable, s’il y a lieu. Vous trouverez un modèle de demande de révision au www.cai.gouv.qc.ca.

DÉLAI : Le délai pour adresser une demande de révision est de 30 jours suivant la date de la décision du responsable de l’accès ou l’expiration du délai pour y répondre.

PROCÉDURE : La Commission agit en tant que tribunal administratif. Les parties ont l’occasion de présenter leur preuve et de faire valoir leur point de vue auprès d’un commissaire. Ce dernier dispose d’un délai de trois mois pour rendre une décision.

Un processus de médiation est également offert par la Commission pour tenter d’amener les parties à trouver une solution au litige.

Dispositions législatives applicables : articles 135 et 137 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
 

- L’audience

La Commission d’accès à l’information est également un tribunal. Lorsqu’elle agit en tant que tribunal et qu’une demande est portée devant elle, la Commission, dans la plupart des cas, entendra les parties et rendra une décision écrite.

CONVOCATION : Toute demande qui nécessite une audience est inscrite au rôle. Un avis de convocation est envoyé aux parties habituellement entre 30 à 90 jours avant la date prévue pour l’audience. Le défaut, pour un demandeur, de se présenter à la date déterminée, sans motif, peut entraîner le rejet de sa demande.

REMISE : Si l’une ou l’autre des parties a un empêchement ne lui permettant pas de se présenter à la date déterminée pour la tenue de l’audience devant la Commission, elle doit adresser, par écrit, une demande de remise au président de la Commission en temps utile et exposer les motifs qui justifient cette demande. Aucune remise n’est donc accordée du seul consentement des parties.

La demande de remise doit, selon les consignes concernant les remises d’audience, proposer de nouvelles dates d’audience, confirmées préalablement auprès du responsable du rôle de la Commission.

Et, la demande doit être transmise à toutes les parties impliquées et être accompagnée, le cas échéant, des pièces justificatives.

PREUVE : Les parties doivent apporter tous les documents qu’elles veulent déposer en preuve. Elles peuvent aussi faire entendre des personnes dont le témoignage présente une réelle et directe pertinence avec le litige.

DÉROULEMENT DE L'AUDIENCE : Les personnes physiques peuvent, à leur choix, agir seules devant la Commission ou être représentées par avocat. Les personnes morales (notamment les organismes publics, associations, compagnies et syndicats) doivent être représentées par avocat, conformément à la Loi sur le Barreau. Il convient néanmoins de noter que, devant la Commission, cette obligation ne restreint pas le droit pour une personne morale de se faire représenter par un de ses dirigeants, sauf aux fins de plaidoirie.

L’audience devant la Commission est publique. La Commission peut toutefois ordonner le huis clos dans l’intérêt de l’ordre public. Également, la Commission peut prendre connaissance, en l’absence du demandeur et à huis clos, d’un document que l’organisme public prétend devoir être soustrait à l’accès.

Pour aller plus loin : Guide sur le cheminement d'un dossier et le déroulement d'une audience
 


   
   
   
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