Recrutement de personnel et respect de la vie privée

L’entrevue d’embauche est le moyen le plus courant pour évaluer les candidats. À cette occasion, pour établir l’identité du candidat, l’employeur peut demander de voir une pièce d’identité, avec ou sans photo, comme un permis de conduire, une carte d’assurance maladie ou un passeport. Toutefois, il ne peut pas conserver les informations contenues sur cette pièce d’identité. Il ne peut donc pas en faire une photocopie, la prendre en photo ou prendre en note ses identifiants uniques pour les consigner au dossier du candidat. 

Selon la Charte des droits et libertés de la personne, l’employeur ne doit pas poser de questions sur certaines caractéristiques personnelles du candidat : âge, genre, religion, origine ethnique, état civil, projet de grossesse, orientation sexuelle, etc. Il existe des exceptions si la question concerne une exigence du poste à combler (p. ex. : avoir l’âge pour servir de l’alcool) ou si l’employeur est un organisme à but non lucratif avec une mission spécifique (p. ex : une maison d’hébergement pour femmes). L’employeur pourrait également administrer un questionnaire d’auto-identification au candidat dans le cadre d’un programme d’accès à l’égalité. Le candidat est alors libre de répondre ou non. Pour en savoir plus, consultez le guide Recruter sans discriminer de la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse. 

Certains tests offrent aux recruteurs d’évaluer la personnalité et le savoir-être du candidat. Or, la prudence doit être de mise avec ces tests psychologiques et psychométriques. D’abord, seules les aptitudes directement liées au poste offert peuvent être évaluées. De plus, l’employeur devrait s’assurer de la validité scientifique de la procédure et définir des critères objectifs. Il devrait également aviser le candidat au préalable qu’un tel test sera réalisé. Par ailleurs, l’employeur devrait faire preuve de retenue au moment d’analyser les résultats des tests psychométriques, car ceux-ci sont parfois basés sur des algorithmes qui manquent de transparence. Enfin, même si ces tests sont souvent conçus par un fournisseur externe, l’employeur demeure responsable de protéger les renseignements personnels des candidats.   

Bref, les tests psychométriques présentent des enjeux en matière de respect de la vie privée des candidats. Ils ne devraient pas remplacer les questions objectives liées au poste au moment de l’entrevue. La Commission considère que l’usage de tests psychométriques devrait être réservé à des situations précises. 

Le recours à l’intelligence artificielle (IA) lors d’un processus d’embauche, par exemple au moment de trier les candidatures reçues ou d’évaluer les meilleurs candidats, devrait être communiqué aux candidats dès le début du processus.  L’employeur doit porter une attention particulière au critère de nécessité, à la transparence et aux biais discriminatoires des algorithmes. Il doit aussi s’assurer que son organisation a atteint la maturité technologique requise pour recourir à l’IA : le personnel y ayant recours devrait être adéquatement formé et bien connaître les limites des outils retenus.  

Si le système d’IA permet de rendre une décision exclusivement fondée sur un traitement automatisé de renseignements personnels (c’est-à-dire sans intervention humaine, comme le rejet automatique de certaines candidatures par un logiciel de tri), l’employeur doit en aviser les candidats, au plus tard au moment où il les informe de la décision. L’employeur doit aussi fournir des informations supplémentaires aux candidats et leur offrir le droit de demander la révision de la décision. Avant d’avoir recours à un système d’IA, l’employeur doit réaliser une démarche d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP).  

Dans un contexte d’embauche, certaines utilisations de l’IA devraient être évitées. Par exemple, les systèmes de reconnaissance de l’état émotionnel ou psychologique utilisés lors d’une entrevue en visioconférence sont très peu susceptibles d’être proportionnels aux besoins de l’employeur. Dans la grande majorité des cas, la Commission considère que ces systèmes constituent un usage inapproprié de l’IA, car ils ne respectent pas le droit à la vie privée. 

En savoir plus sur la démarche d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour : 

• Les entreprises  
• Les ministères et organismes publics 

L’employeur peut demander au candidat de fournir le nom et les coordonnées d’employeurs précédents à titre de références. Il doit obtenir son consentement avant de les contacter. Le candidat peut également démontrer son employabilité en fournissant une lettre de recommandation, par exemple d’un ancien employeur. 

Même si le contenu des réseaux sociaux est souvent ouvert et accessible, consulter les profils en ligne d’un candidat constitue généralement une intrusion injustifiée dans sa vie privée, compte tenu de la finalité du processus d’embauche. Ainsi, en plus de pouvoir révéler des caractéristiques personnelles que l’employeur ne peut pas collecter, ces profils contiennent une multitude de renseignements sans lien avec les compétences professionnelles d’une personne. Ces renseignements sont d’ailleurs susceptibles d’être inexacts ou de ne plus être d’actualité. Même si un candidat propose lui-même la consultation de ses profils de réseaux sociaux dans son curriculum vitae, la nécessité de la collecte demeure le critère essentiel à respecter.  
 
La Commission recommande aux employeurs de s’abstenir de consulter les profils des candidats sur les réseaux sociaux, à moins que le contexte particulier de l’emploi ne le justifie (p. ex. personnel politique, poste de porte-parole). Dans ce cas, ils devraient privilégier des réseaux strictement professionnels. Ils doivent également s’assurer d’obtenir le consentement préalable du candidat, puisque la collecte s’effectue alors auprès d’un tiers (la plateforme). 

En consultant un dossier de crédit ou tout autre dossier ou cote portant sur la solvabilité, la réputation ou le caractère d’une personne, l’employeur doit agir avec prudence concernant les conclusions qui peuvent être tirées. Par exemple, une personne peut avoir vécu des difficultés financières importantes pour des raisons personnelles ne remettant pas en cause ses compétences professionnelles. L’employeur doit s’assurer d’obtenir le consentement du candidat avant de procéder. 

Pour vérifier l’honnêteté et le caractère d’un candidat, la Commission recommande un moyen moins intrusif, comme la vérification des références.  

La collecte de renseignements médicaux, si elle est nécessaire, peut se faire par le biais d’un questionnaire, par l’obtention de dossiers médicaux (avec le consentement du candidat) ou en faisant passer des tests. Elle ne doit cependant pas être systématique, intrusive ou trop large. Un questionnaire ne doit pas contenir de questions injustifiées sur la vie privée du candidat, comme le nom de son médecin, des spécialistes qu’il a consultés ou toute autre question au sujet de blessures, de maladies ou d’accidents le concernant et n’étant pas en lien avec les aptitudes requises pour l’emploi. 

De même, les questions au sujet des limitations fonctionnelles du candidat doivent être directement liées aux aptitudes ou qualités nécessaires pour occuper le poste concerné. Les questionnaires médicaux de préemploi ne doivent en aucun cas être considérés comme des bilans de santé complets. 
L’employeur ne peut pas non plus avoir recours à des vérifications d’assurabilité en lien avec l’assurance collective en vigueur pour rejeter des candidats sur la base de leur état de santé, de leur consommation de médicaments onéreux ou de leurs soins de santé non assurables. Une telle pratique intrusive serait injustifiée et même discriminatoire. 

Les renseignements de nature médicale sont sensibles et hautement confidentiels. En conséquence, la Commission rappelle que seuls les employés de l'organisation qui ont besoin de ces renseignements spécifiques dans l’exercice de leurs fonctions peuvent y accéder. Elle conseille également de conserver ces renseignements dans des dossiers distincts. 

La vérification des antécédents judiciaires doit être en lien avec une exigence spécifique requise pour le poste à pourvoir et seuls les renseignements nécessaires peuvent être collectés.  

Cette vérification, parfois exigée par la loi, peut être menée auprès d’un corps de police. Dans ce cas, l’employeur doit aussi obtenir le consentement préalable du candidat. 

Les registres des tribunaux (aussi appelés « plumitifs ») constituent une autre manière de vérifier les antécédents judiciaires. Bien que les renseignements judiciaires qu’ils contiennent aient un caractère public, la Commission rappelle que l’employeur doit être capable de démontrer la légitimité de son besoin.  

Par ailleurs, l’employeur ne peut pas déposer les antécédents judiciaires dans le dossier du candidat si l’infraction commise n’a aucun lien avec l’emploi ou si le candidat a obtenu une suspension du casier judiciaire (pardon).