Avant de déposer une plainte, la Commission vous invite à tenter d'abord, si la situation s’y prête, de régler la problématique en vous adressant directement au responsable de la protection des renseignements personnels de l'organisme public ou de l'entreprise concerné.
Les organismes publics et les entreprises assujettis à la Loi ont l’obligation d’établir un processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels qu’ils détiennent. Si vous ne parvenez pas à obtenir ce que vous avez demandé ou êtes insatisfait de la réponse, vous pouvez alors déposer une plainte.
Une plainte en matière de protection des renseignements personnels peut notamment porter sur leur :
- Collecte;
- Conservation;
- Utilisation;
- Communication;
- Destruction.
Elle peut aussi porter, de manière plus générale, sur l'application de toute disposition des lois sur la protection des renseignements personnels par une organisation assujettie.
Vous (ou votre représentant) devez formuler une plainte par écrit à la Commission lorsque vous croyez que la Loi sur l’accès ou la Loi sur le privé n’ont pas été respectées.
Déposer une plainte
Pour déposer une plainte, remplissez le formulaire et transmettez-le par courriel ou courrier avec les pièces jointes nécessaires :
Au besoin, le personnel de la Commission peut vous aider à remplir le formulaire.
Consentement à la communication de renseignements personnels
Dans certains cas, la Commission ne pourra pas traiter une plainte sans dévoiler l’identité d’un plaignant à l’entreprise ou à l’organisme public visé. Cela peut se produire, par exemple, si la plainte vise une situation individuelle.
Vous pouvez toutefois choisir de ne pas l’autoriser à les communiquer ou de déposer une plainte anonyme.
Selon le niveau de confidentialité souhaité, vous pouvez déposer une plainte :
- Entièrement anonyme. Notez que si vous optez pour ce choix, la Commission ne fera aucun suivi quant à la plainte et que celle-ci ne sera traitée que si elle contient l’information suffisante à cet effet;
- Traitée de façon anonyme;
- Avec consentement à la communication.
Sachez que les lois applicables donnant des pouvoirs à la Commission ne prévoient pas le versement :
-
D'indemnités en dommages et intérêts à une personne.
Après enquête, la Commission peut ordonner aux organisations l'amélioration de leurs pratiques, entre autres en matière de protection des renseignements personnels. Elle peut aussi imposer des sanctions administratives pécuniaires et intenter des poursuites. Consultez la page Fonctions et pouvoirs de la Commission pour en savoir plus sur les fonctions de la Commission.
Recevabilité d’une plainte
À la réception d’une plainte, la Commission doit s’assurer que cette dernière relève de son mandat. Il est donc essentiel que l'information fournie pour appuyer une plainte soit la plus complète et précise possible.
L’évaluation préliminaire : le choix de l’intervention
Conformément à la Politique de traitement des plaintes envers les organismes publics et les entreprises privées au regard des obligations sur l’accès aux documents et la protection des renseignements personnels, lorsqu’une plainte est recevable, la Commission évalue s’il y a lieu d’intervenir et quel est le meilleur moyen pour résoudre la problématique soulevée, le cas échéant. La Commission n’a pas le pouvoir d’accorder de dommages-intérêts.
La Section de surveillance n’a pas pour mandat de représenter les personnes ayant formulé une plainte ni de traiter des litiges entre deux parties. Quand une situation comportant un possible manquement à la Loi sur l’accès ou à la Loi sur le privé est portée à son attention, elle peut entreprendre les interventions qu’elle juge appropriées pour s’assurer que les organisations visées adoptent des pratiques conformes à la Loi.
Si la Commission décide d’intervenir, la durée d’une intervention peut varier selon le mode d’intervention choisi, la complexité du dossier et la collaboration des personnes impliquées.
La Commission peut notamment décider :
- De ne pas intervenir. C’est le cas notamment lorsque la pratique est jugée conforme à la Loi ou quand il n'y a pas suffisamment d’éléments factuels pour appuyer la plainte. La Commission peut décider de ne pas intervenir et de fermer ainsi le dossier.
- De faire de la sensibilisation. Lorsque les faits ne justifient pas une intervention dans l’immédiat ou que la Commission s’est déjà prononcée sur une pratique similaire à celle faisant l’objet de la plainte, la Commission peut décider d’opter pour des mesures de sensibilisation auprès de l’organisme ou de l’entreprise. La Commission en informe alors la plaignante ou le plaignant et ferme le dossier.
- D’effectuer une inspection. La problématique à l’origine de la plainte est à ce moment transmise à un inspecteur.
- De procéder à une enquête. Si la plainte est recevable et qu’une intervention en mode enquête est nécessaire, le dossier est alors transmis à un enquêteur.
- De procéder à une enquête de sa propre initiative. Dans certains cas, la Commission peut décider de faire enquête de sa propre initiative, et ce, même s’il n’y a pas de plainte formelle d’un citoyen.
