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Tribunal administratif

Audiences

Protection des renseignements personnels

Quand les parties ne parviennent pas à une entente en médiation, elles peuvent faire valoir leurs arguments auprès de la Commission, qui agit comme tribunal administratif. Dans le cadre d'audiences, les parties sont entendues par un juge admininistratif, qui rend ensuite une décision conformément aux lois applicables. 

Types de rencontres

Les juges administratifs de la Commission tiennent deux types de rencontres : la conférence préparatoire et l'audience.

La conférence préparatoire

La conférence préparatoire est une étape facultative et préliminaire à l’audience. Elle permet au juge administratif de discuter avec les parties de la suite d’un dossier concernant différents aspects : nature et étendue du litige, documents à transmettre, mode de tenue de l’audience, etc.

L'audience

L’audience est l’étape finale du cheminement d’un dossier juridictionnel à la Commission. Elle permet au juge administratif de prendre connaissance des faits et d’entendre les arguments des parties afin de rendre une décision.

Mode de tenue de l’audience

Les juges administratifs ont le pouvoir de choisir le mode de tenue de l'audience. 

En personne, à Québec et à Montréal

La Commission tient des audiences en personne dans ses bureaux de Québec et de Montréal.

À la date et à l’heure prévues de la tenue de l’audience, les parties, leurs représentants et leurs témoins (si c'est le cas) doivent se présenter à l’adresse indiquée dans l’avis de convocation de la Commission. Si elles disposent de témoins, les parties sont responsables de leur transmettre les consignes de participation à l'audience. 

Les salles d’audience sont équipées d’ordinateurs avec écrans tactiles permettant aux parties de consulter le système de dépôt numérique et d'accéder aux documents de leur dossier. Les ordinateurs des salles d'audience sont limités à cet usage. 

En visioconférence

Quelques jours avant l’audience, la Commission fait parvenir les modalités de l'audience en salle virtuelle (Teams) par courriel aux parties et leurs représentants. On y précise, entre autres : 

  • Le lien vers la page d’accueil de Teams;
  • L’identifiant de la réunion;
  • Le code d’authentification (NIP) du dossier.

Comme pour toute audience, les parties sont responsables de transmettre ces informations à leurs témoins, le cas échéant.

La salle d’audience virtuelle est accessible et sécurisée au plan technologique. À partir de n'importe quel appareil, il est possible de participer à une réunion avec le logiciel Teams, sans nécessairement procéder à son installation. 

Procédure de connexion à une audience en salle virtuelle (Teams)

Au téléphone

L’avis de convocation de la Commission précise si l'audience doit se tenir par téléphone. On y précise, entre autres : 

  • La date et l'heure de tenue de l'audience;
  • Le numéro de téléphone sans frais;
  • Le numéro de conférence.

Consignes

Pour participer à une audience téléphonique :

  1. Composez le numéro de téléphone sans frais. Lorsque vous y êtes invité;
  2. Composez le numéro de conférence, suivi de la touche #;
  3. Fermer votre microphone, afin d'éviter les interférences.

Le juge administratif est reponsponsable de coordonner la prise de parole des parties, des représentants et des témoins. 

Par écrit

Certains dossiers sont aussi traités par écrit. Chaque partie est alors invitée à faire valoir son point de vue par écrit.

Date de l'audience

Horaire des audiences

Les demandes d'examen de mésentente présentées à la Commission sont généralement inscrites à l'horaire des audiences. La Commission respecte l’ordre chronologique des recours selon l’inscription des dossiers.

À cette étape, une date d’audience est déterminée. Un avis de convocation est ensuite envoyé aux parties, entre 30 et 60 jours avant la date de tenue de l'audience. On y mentionne entre autres la date, l’heure et le mode de tenue de l’audience. Si elle est tenue en personne, l'adresse est également précisée. En principe, le lieu de tenue de l'audience est déterminé selon le domicile du demandeur. 

Négliger de se présenter en audience peut entraîner le rejet d'une demande.

Procédure

Une procédure d'audience accompagne l'avis de convocation. Il est recommandé de la suivre, quel que soit le mode de l'audience.

Consultez la procédure appropriée selon le bureau régional concerné :

Demande de traitement prioritaire

Selon les enjeux d’un dossier, il arrive qu’une partie demande une date d’audience prioritaire afin d’assurer l’utilité du recours auprès de la Commission. Dans des circonstances exceptionnelles, comme lors d'une situation d’urgence ou lorsqu'un risque de préjudice se pose, la Commission peut accorder une demande de traitement prioritaire et ainsi déterminer une date d’audience rapprochée. 

Une demande de traitement prioritaire (aussi appelée demande de préséance) doit être formulée par écrit et motivée à l'attention de la présidence de la Commission. Elle peut être transmise par la poste, par télécopieur ou par courriel à l'adresse cai.communications@cai.gouv.qc.ca. Les pièces justificatives doivent être jointes à la demande. La décision est ensuite transmise aux parties par lettre.

Demande de remise d'audience

Si une partie n'est pas en mesure de se présenter à une audience à la date et à l’heure déterminées par la Commission, elle peut demander qu’elle soit remise à une date ultérieure.

Conformément aux consignes concernant les remises d’audience (PDF, 272 Ko), la partie concernée doit d’abord confirmer les nouvelles dates proposées auprès du responsable de l’horaire des audiences.

Elle doit ensuite adresser une demande par écrit à l’attention de la présidence de la Commission à cai.communications@cai.gouv.qc.ca

Cette communication écrite doit préciser, entre autres : 

  • Le fait qu'elle n'est pas en mesure de se présenter à l'audience; 
  • La proposition de nouvelles dates de tenue d'audience. 

Cette demande doit aussi être soumise à toutes les parties impliquées et être accompagnée de pièces justificatives, le cas échéant. 

Quand la Commission accorde une remise d'audience, elle tient compte des dates proposées par la partie qui la demande. Si la Commission la refuse, les parties doivent se présenter à l'audience à la date initialement prévue.

Dans certaines circonstances, la Commission peut convoquer les parties à une conférence préparatoire, proposer une rencontre de médiation ou prendre toute autre mesure pour minimiser les inconvénients liés à une remise d'audience et assurer le droit d’une partie d’être entendue.

Transmission de documents

Procédure d'envoi

Peu importe le mode de tenue de l’audience, la Commission vous invite, si possible, à acheminer vos documents en utilisant son système de dépôt de documents. Cette procédure d'envoi vise à minimiser la manipulation de papier.

Vous pouvez aussi envoyer vos documents par la poste ou par messagerie.

Les organismes ainsi que les entreprises et les organisations privées doivent notamment soumettre les documents en litige qui font l’objet de la demande d’accès ou de rectification. La pratique établie consiste à soumettre confidentiellement les documents en litige aux fins d’examen et de pistes de solution au juge administratif. Ces documents sont détruits ou retournés à l'organisme public après l'annonce de la décision. 

Participants à l'audience

En plus du demandeur et des parties impliquées, l'audience peut impliquer des représentants et des témoins.

Demandeur et parties impliquées

Au coeur d'un litige entendu en audience de la Commission :

  • Le demandeur est la personne qui veut contester une décision concernant l'accès aux documents; 
  • La partie impliquée est celle visée par le recours, à savoir l'organisme public, l'entreprise ou l'oganisation privée.

Représentants

Les personnes physiques peuvent agir seules devant la Commission ou être représentées par un avocat. Dans le cas où une partie n’est pas représentée par un avocat, le juge administratif s’assure, par ses interventions impartiales, de sa bonne compréhension du déroulement de l'audience. 

Les personnes morales, notamment les organismes publics, les associations, les entreprises et les organisations privées ainsi que les syndicats, doivent être représentées par un avocat, conformément à la Loi sur le Barreau. Toutefois, cette obligation ne restreint pas le droit, pour une personne morale, de se faire représenter par un de ses dirigeants devant la Commission, sauf pour la plaidoirie.

Témoins

Lors d’une audience devant la Commission, les parties doivent s’assurer que tous les témoins qu’elles veulent faire entendre seront présents. 

En principe, les témoins se présentent en audience à la simple demande des parties. Toutefois, il peut être nécessaire de leur faire parvenir un ordre de se présenter à l’audience (citation à comparaître ou subpoena). Cet ordre est donné par la Commission. Il est donc primordial d’aviser la Commission, au moins 20 jours avant la date prévue de l'audience, des noms et adresses des personnes qu’une partie veut faire assigner à comparaître à l’audience. 

Les assignations à comparaître sont émises seulement par les juges administratifs de la Commission. Ceux-ci peuvent aussi refuser qu’un témoin se présente, notamment quand la pertinence du témoignage n’est pas démontrée par la partie qui le requiert.

Déroulement de l'audience

Fardeau de preuve

Dans le cadre d'une demande de révision ou d'examen de mésentente, le fardeau de la preuve incombe généralement à l'organisme public, à l'entreprise ou à l'organisation privée. Ils peuvent donc faire entendre des témoins, déposer des documents et faire des représentations. 

Selon les règles qui prévalent devant tous les tribunaux, lorsqu’une partie présente un témoin, l’autre partie a le droit de le contre-interroger. 

Rôle du juge administratif

Le juge administratif qui entend une cause peut décider de la pertinence et de la recevabilité des diverses preuves, y compris les témoignages. Lors de l’audience, les parties et ceux qui assistent à l’audience doivent se comporter avec respect et être vêtus convenablement. Au début de l’audience, les parties doivent s’identifier et, si elles entendent témoigner, s’engager solennellement à dire la vérité. 

Les parties, particulièrement les demandeurs, doivent garder à l’esprit que l’audience porte seulement sur le contenu de la demande et sur la réponse donnée par l’organisme, l'entreprise ou l'organisation privée. Le juge administratif de la Commission s'assure que les propos tenus concernent seulement le dossier faisant l'objet de l'audience. 

Après la présentation de la preuve de l’organisme, de l'entreprise ou de l'organisation privée, le demandeur est appelé à son tour à présenter sa preuve. Ensuite, les parties peuvent formuler des commentaires relativement à toute l’affaire. 

À tout moment au cours de l’audience, le juge administratif de la Commission peut questionner les parties sur des éléments de fait ou de droit relatifs au dossier.

Décision

Au terme d'une audience, le juge administratif prend l'affaire en délibéré afin de rendre sa décision. Il doit produire cette décision par écrit, dans les trois mois suivant le début du délibéré.

Pour en savoir plus sur les décisions, consultez la section Décisions du tribunal.

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