Qui est responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels ?
La personne ayant la plus haute autorité
La personne ayant la plus haute autorité au sein d’un organisme public veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès). Elle exerce d’office la fonction de responsable de l’accès aux documents et celle de responsable de la protection des renseignements personnels.
Ces fonctions peuvent être déléguées à d’autres personnes
La personne ayant la plus haute autorité peut déléguer l’ensemble ou une partie des fonctions de responsable de l’accès aux documents et de responsable de la protection des renseignements personnels aux personnes suivantes :
- Un membre de l’organisme public;
- Un membre du conseil d’administration;
- Un membre du personnel de direction.
La délégation doit se faire par écrit.
Lorsqu’il y a délégation, la personne ayant la plus haute autorité doit faciliter l’exercice des fonctions de la personne désignée. La personne responsable doit pouvoir exercer ses fonctions en toute autonomie, que ce soit en matière d’accès aux documents ou en matière de protection des renseignements personnels.
Même en cas de délégation à d’autres personnes, la personne ayant la plus haute autorité au sein de l’organisme public demeure imputable et doit veiller au respect et à la mise en œuvre de la Loi. Elle s’assure notamment que l’organisme public consacre des ressources adéquates (humaines, financières, etc.) permettant d’appliquer et de mettre en œuvre l’ensemble des exigences législatives.
L’organisme doit aviser la Commission de l’identité de son ou de ses responsables
L’organisme public doit, dès que possible, aviser la Commission par écrit du titre, des coordonnées et de la date d’entrée en fonction de la personne exerçant la fonction de responsable de l’accès aux documents et de celle exerçant la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels. Il l’avise à nouveau de tout changement à cet égard.
Formulaire de désignation d’une personne responsable et délégation de responsabilités
Rôles des responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Des fonctions sont spécifiquement confiées par la Loi sur l’accès à chacun des responsables, notamment :
- Pour le responsable de l’accès aux documents : assurer le traitement des demandes d’accès et prêter assistance aux demandeurs;
- Pour le responsable de la protection des renseignements personnels : assurer le traitement des demandes de communication ou de rectification de renseignements personnels et, en cas d’incident de confidentialité, prendre part à l’évaluation du risque de préjudice sérieux et enregistrer toute communication de renseignements personnels à des tiers susceptibles de diminuer ce risque.
En outre, considérant leur expertise, les responsables collaborent notamment à la sensibilisation et à la formation des membres du personnel, ainsi qu’à la reddition de comptes requise en matière d’accès aux documents et de protection des renseignements personnels.
Mise à jour : 3 mai 2023