Rôle du comité
La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès) prévoit qu’un organisme public doit constituer un comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Exerçant les fonctions que lui confie la Loi, ce comité est notamment chargé de soutenir l’organisme public dans ses responsabilités et obligations en matière de protection des renseignements personnels.
Le comité doit relever :
- de la personne ayant la plus haute autorité au sein de l’organisme public;
- du sous-ministre, dans le cas d’un ministère;
- du directeur général, dans le cas d’une municipalité, d’un ordre professionnel ou d’un centre de services scolaire.
La personne détenant la plus haute autorité au sein de l’organisme public n’est pas tenue de présider le comité ou d’en faire partie, mais elle demeure responsable de son bon fonctionnement. Elle doit donc être informée de ses activités et intervenir lorsque nécessaire.
Le comité est composé :
- de la personne responsable de l’accès aux documents;
- de la personne responsable de la protection des renseignements personnels;
- de toute autre personne dont l’expertise est requise, comme le responsable de la sécurité de l’information ou le responsable de la gestion documentaire.
Organismes qui doivent former un comité
Tous les organismes publics visés par la Loi sur l’accès doivent constituer un comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Toutefois, le gouvernement peut exclure, par règlement, un organisme public de l’obligation de former un comité, ou encore modifier les obligations incombant à l’organisme.
Mise à jour : 3 mai 2023