La collecte des renseignements

Le critère de nécessité : principe fondamental et prédominant

L’évaluation de la nécessité de recueillir des renseignements personnels doit prédominer en toute circonstance. Elle permet de minimiser l’atteinte à la vie privée des personnes concernées. Elle est réalisée avant la collecte des renseignements personnels par les entreprises privées et les organismes publics.

La collecte doit s’avérer nécessaire avant même d’obtenir le consentement valide des personnes concernées.

Les organismes publics doivent :

  • Recueillir seulement les renseignements nécessaires à l’exercice de leurs attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont ils ont la gestion.

Une fois recueillis, les renseignements devront être protégés : en limitant les renseignements personnels lors de la collecte, les risques de communication, de divulgation et d’utilisation interdites sont ainsi minimisés.

Définition de la notion de « nécessité »

La nécessité va au-delà de la simple utilité. Pour un organisme public, elle s’évalue par rapport à la finalité de la collecte et à sa proportionnalité. Ainsi, une collecte sera nécessaire si ces conditions sont toutes réunies :

  • L’objectif poursuivi est légitime, important et réel;
  • L’atteinte à la vie privée est proportionnelle à cet objectif, ce qui signifie plus précisément que : La collecte des renseignements est rationnellement liée aux objectifs.
  • L’atteinte au droit à la vie privée est minimisée. Autrement dit, il n’existe pas d’autres moyens d’atteindre les mêmes objectifs d’une façon qui porte moins atteinte à la vie privée.
    • La collecte, l’utilisation ou la communication du renseignement est nettement plus utile à l’organisme ou à l’entreprise que préjudiciable à la personne concernée.

Si la nécessité n’est pas établie, le droit à la vie privée des personnes doit primer. La collecte ne peut donc pas être faite.

Fardeau de la preuve : qui doit démontrer que le renseignement est nécessaire?

C’est à l’organisme public de démontrer à la personne concernée que le renseignement personnel demandé est nécessaire.

Autres obligations liées à la collecte

Une fois qu’il a été établi qu’il était nécessaire de recueillir des renseignements personnels, la loi oblige les organismes publics à :

Identifiants : numéro d’assurance sociale, numéro de permis de conduire, numéro d’assurance maladie

Les identifiants peuvent servir à s’assurer qu’une personne est bien celle qu’elle prétend être. Cette vérification a pour seul objectif de confirmer l’identité ou la qualité d’une personne. Habituellement, elle ne doit pas conduire à la collecte des renseignements inscrits sur ces documents.

Recours des citoyens face à des demandes de renseignements qui ne sont pas nécessaires

Les citoyens qui jugent qu’un organisme demande des renseignements qui ne sont pas nécessaires peuvent déposer une plainte à la Commission.