Quand un organisme public reçoit une demande d’accès concernant un ou plusieurs documents qu’il détient dans l’exercice de ses fonctions (ou qu’un tiers détient pour son compte), il doit la traiter en respectant plusieurs obligations, notamment :
- prêter assistance, sur demande, au requérant pour lui permettre d’exercer son droit d’accès (mise en place de mesures d’accommodement raisonnables) et lui permettre d’identifier le document susceptible de contenir les renseignements recherchés;
- informer préalablement le demandeur du montant approximatif des frais afférents à la transcription, à la reproduction ou à la transmission d’un document;
- faire parvenir au demandeur un avis écrit de la date de réception de sa demande. Cet avis doit indiquer le délai dont dispose le responsable de l’accès aux documents pour donner suite à la demande d’accès ainsi que les conséquences qui en résultent s’il n’est pas respecté. L’avis doit également faire mention des recours offerts devant la Commission;
- répondre dans les délais prescrits par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès). En principe, que la demande soit verbale ou écrite, le responsable de l’accès aux documents dispose d’au plus 20 jours civils pour y répondre. Le responsable peut prolonger ce délai de 10 jours si le traitement de la demande lui apparaît impossible sans nuire au déroulement normal des activités de l’organisme public. Il doit cependant aviser le requérant par écrit avant l’expiration du premier délai de 20 jours. Par ailleurs, le délai pour répondre peut également être prolongé si la demande vise un renseignement industriel, financier, commercial, scientifique, technique ou syndical fourni par un tiers. Le responsable de l’accès aux documents peut devoir, en effet, demander à ce tiers s’il consent ou non à communiquer un tel renseignement. Il doit néanmoins informer le requérant de cette démarche dans les 20 jours civils de la réception de la demande;
- faire une recherche sérieuse et complète afin d’identifier tous les documents visés par la demande d’accès. Pour plus d’information, consulter la fiche d’information à ce sujet;
- motiver tout refus de donner accès à un document et indiquer la disposition de la Loi sur laquelle ce refus s’appuie. En effet, le droit d’accès aux documents des organismes publics n’est pas absolu : il comporte certaines catégories de restrictions. Les organismes peuvent refuser de donner accès à des renseignements, par exemple lorsqu’ils ont des incidences sur :
- les relations intergouvernementales;
- les négociations entre organismes publics;
- l’économie;
- l’administration de la justice et la sécurité publique;
- les décisions administratives ou politiques;
- la vérification.
Par ailleurs, si un document comporte des renseignements personnels permettant d’identifier une personne autre que le requérant, ils seront caviardés afin de respecter la confidentialité de ces renseignements.
- répondre par écrit lorsque la demande d’accès est écrite. Si elle est négative, cette réponse doit être appuyée par la disposition législative permettant de justifier le refus. Dans tous les cas, elle doit contenir un avis sur les recours offerts devant la Commission;
- veiller à ce que tout document ayant fait l’objet d’une demande d’accès soit conservé le temps requis pour permettre au requérant d’épuiser les recours prévus par la Loi sur l’accès.
Mise à jour : 3 mai 2023