La Commission tient à jour un registre des agents de renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Le registre est mis à jour tous les lundis.
Qu’est-ce qu’un agent de renseignements personnels?
Un agent de renseignements personnels est toute personne qui, elle-même ou par l’intermédiaire d’un représentant, fait le commerce de constituer des dossiers sur autrui, de préparer et de communiquer à des tiers des rapports de crédit au sujet du caractère, de la réputation ou de la solvabilité des personnes concernées par ces dossiers.
Tout agent de renseignements personnels qui exploite une entreprise au Québec doit s’inscrire auprès de la Commission d’accès à l’information. Pour vous inscrire, vous devez remplir le formulaire d’inscription et nous le faire parvenir.
Voici quelques exemples d’entreprises susceptibles de se qualifier à titre d’agent de renseignements personnels :
- les agences de recouvrement détenant ou non un permis auprès de l’Office de la protection du consommateur;
- les agences d’investigation titulaires d’un permis auprès du Bureau de la Sécurité privée conformément à la Loi sur la sécurité privée
- les bureaux de crédit;
- les filiales d’un groupe financier qui recueille des renseignements personnels, prépare et transmet des rapports de crédit sur des individus aux sociétés commerciales membres de ce groupe;
- les services d’autorisation de chèques.
Quelles sont les obligations d’un agent de renseignements personnels?
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, l’agent doit :
- Dans les 60 jours de son inscription, et par la suite à tous les deux ans, publier un avis public dans un journal de circulation générale dans chacune des régions où il fait affaire. Cet avis doit contenir certaines informations concernant notamment les droits de consultation et de rectification, le nom et les coordonnées de la personne auprès de qui les personnes concernées peuvent s’adresser pour consulter leur dossier et les modalités pour le faire. ( Article 79 ) La CAI vous propose un exemple d’avis public .
- Établir et appliquer des modalités d’opérations propres à garantir que les renseignements qu’il communique sont à jour et exacts ( Article 71 )
- Informer la Commission avec diligence de toute modification à l’information transmise lors de son inscription. ( Article 72)
- Établir, appliquer au sein de son entreprise et diffuser des règles de conduite ayant pour objet de permettre à toute personne concernée par un dossier qu’il détient d’y avoir accès selon des modalités propres à assurer la protection des renseignements qui y sont contenus soit en lui permettant d’en prendre connaissance gratuitement à un endroit de la région où elle est domiciliée pendant les heures habituelles d’admission de l’établissement de son entreprise ou par consultation téléphonique, soit en le reproduisant, en le transcrivant ou en lui transmettant copie du dossier par la poste ou messagerie moyennant des frais raisonnables. ( Article 78 )
Liens utiles
Office de la protection du consommateur : http://www.opc.gouv.qc.ca/
Ministère de la sécurité publique : http://www.msp.gouv.qc.ca/