La Commission d’accès à l’information établit et maintient à jour un inventaire de ses fichiers de renseignements personnels, tel que prescrit par l’article 76 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Ces fichiers sont accessibles et doivent être diffusés sur le site Internet de la Commission.
| Fichier de gestion des dossiers | Base de données recensant tous les dossiers traités et en traitement à la Commission |
| Fichier des demandes d’accès | Contient des renseignements servant à la gestion des demandes d’accès aux documents de la Commission |
| Fichier de traitement des plaintes | Contient des informations servant à la gestion des plaintes des citoyens |
| Fichier des demandes médiatiques | Contient des renseignements servant à la gestion des demandes faites par les médias |
| Fichier SAGIP | Base de données servant à la gestion des informations concernant le personnel de la Commission |
| Fichier du suivi des ETC | Contient des renseignements servant à calculer le nombre d’équivalent à temps complet utilisé par l’organisme pour fin de reddition de compte |
| Fichier de dotation du personnel (SGLDA) | Base de données servant à la dotation du personnel de la Commission |
| Fichier de dotation du personnel (exclu-SGLDA) | Contient les offres de service des employés occasionnels |
| Fichier de suivi de la masse salariale | Contient des renseignements servant à exercer un suivi de la masse salariale dépensée par l’organisme pour fin de reddition de compte |
| Fichier des frais de déplacement | Contient les fiches individuelles des comptes de frais de déplacement des employés |
| Fichier des ententes bancaires pour les détenteurs de cartes de crédit gouvernementales | Contient des données individuelles du personnel détenteur d’une carte de crédit gouvernementale |
| Fichier des ententes pour le personnel engagé à contrat | Contient les données concernant les contrats |
| Fichier du budget détaillé | Contient notamment des renseignements concernant la rémunération et servant à calculer le budget détaillé de l’organisme |
Des mesures de sécurité sont prises pour assurer la protection de ces fichiers.
Lorsque les renseignements contenus dans ces fichiers sont sur papier, des contrôles sont instaurés quant à l’accès à ces fichiers par des personnes autres que le personnel de la Commission, par un contrôle de l’accès aux locaux par cartes d’accès, par la fermeture à clé des classeurs et par une destruction sécuritaire des documents.
Les renseignements contenus dans les fichiers informatiques sont protégés par des accès sécurisés aux fichiers, un environnement réseau sécurisé, une salle des serveurs sécurisée et un accès contrôlé aux serveurs. Des mesures de sauvegarde journalière des données et d’élimination sécurisée des données sont mises en place ainsi que des pratiques de vérification des données et des programmes. Le matériel et les programmes sont conservés dans un endroit sécurisé et des mesures de sécurité concernant l’utilisation des ordinateurs portables sont en vigueur.