Au terme d’une enquête, et après avoir permis à l’organisme public ou à l’entreprise de présenter ses observations concernant les manquements constatés à la loi et les mesures envisagées pour y remédier, la Commission d’accès à l’information peut rendre une décision et recommander ou ordonner des mesures correctives.
De plus, la Commission peut autoriser les analystes de la Direction de la surveillance à agir comme inspecteur pour s’assurer que les organismes publics et les entreprises respectent la loi à laquelle ils sont assujettis. La Commission peut également autoriser, sur demande écrite, une personne ou un organisme à recevoir à des fins d’étude, de recherche ou de statistique, communication de renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées.
Par ailleurs, une partie importante des activités de la Commission consiste à préparer des avis à l’intention de l’Assemblée nationale, du gouvernement et des ministères et organismes. Ces avis visent des objectifs fondamentaux :
- assurer la cohérence de la législation et de la réglementation en matière d’accès aux documents administratifs et de protection des renseignements personnels;
- faire bénéficier l’appareil administratif de l’expertise de la Commission;
- favoriser une démarche préventive et respectueuse des droits des citoyens lors de l’implantation de certaines procédures administratives et lors de l’introduction de nouvelles technologies de l’information.
Exceptionnellement, la Commission est invitée à émettre un avis sur des activités conduites par un ministère ou un organisme lorsque celles-ci semblent présenter des problèmes en matière d’accès aux documents administratifs ou de protection des renseignements personnels.
Décisions en surveillance – Anonymisation des décisions sur le site Internet
Les décisions de la section de surveillance doivent être rendues anonymes afin de protéger les renseignements personnels des plaignants et des témoins, lesquels sont confidentiels en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Seuls les représentants ou les personnes physiques occupant une fonction dans un organisme public peuvent être identifiés, leurs renseignements n’étant pas considérés comme confidentiels en vertu de la Loi.
Cependant, compte tenu de la circulation accrue de renseignements qu’offre Internet et la facilité d’y faire des recherches qui pourraient avoir un but détourné, la Commission a choisi, pour la diffusion des décisions de la section de surveillance sur son site Internet, d’anonymiser l’identité des personnes physiques, peu importe leur fonction.
Avis sur les projets de loi
La Commission d’accès à l’information doit examiner un nombre important de projets de loi soumis par les ministères et organismes concernant les modes d’accès aux documents administratifs ou la protection des renseignements personnels.
Avis administratifs
La Commission d’accès à l’information doit examiner un nombre important de projets soumis par les ministères et organismes concernant les modes d’accès aux documents administratifs ou la protection des renseignements personnels.
À ce titre, elle émet des avis administratifs, des avis sur des ententes de communication et elle accorde des autorisations en vertu de l’article 21.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Avis concernant les nouvelles technologies et la prestation électronique des services
La Commission d’accès à l’information émet des avis sur des projets structurants d’implantation de nouvelles technologies et de mise en place de la prestation électronique des services pouvant contribuer à sécuriser les échanges, mais pouvant à la fois soulever de nouveaux risques pour la protection des renseignements personnels.
Rapport d’inspection
Dans le cadre des pouvoirs conférés par les articles 123.1 à 123.3 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès), la Commission autorise les membres de la Direction de la surveillance à agir comme inspecteur et mener des activités d’inspection auprès d’organismes publics afin de dresser un portrait de l’application de la Loi sur l’accès. Les inspections visent notamment à vérifier le traitement des demandes d’accès, le respect des conditions édictées dans les autorisations délivrées en vertu de l’article 125 ou encore l’application du Règlement sur la diffusion.
Autorisation de recherche
En vertu des articles 125 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et 21 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la Commission peut, sur demande écrite, accorder à une personne ou à un organisme l’autorisation de recevoir à des fins d’étude, de recherche ou de statistique, communication de renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées.
(Pour plus de détails, voir la section Chercheurs)
Ententes de communication
La Commission d’accès à l’information doit examiner un nombre important de projets soumis par les ministères et organismes concernant les modes d’accès aux documents administratifs ou la protection des renseignements personnels. À ce titre, elle émet des avis administratifs, des avis sur des ententes de communication et elle accorde des autorisations en vertu de l’article 21.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Vous trouverez les avis sur les ententes de communications et les autorisations en vertu de l’article 21.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.