Protection des renseignements personnels : employeurs (questions particulières)

Comment puis-je agir contre la COVID-19 tout en protégeant la vie privée de mes employés ou des visiteurs qui viennent sur les lieux de travail ou dans mon commerce?

De manière générale, le meilleur moyen d’agir contre la COVID-19 sans recueillir de renseignements personnels consiste à sensibiliser et à informer votre personnel et les visiteurs sur les lieux de travail.

Pour les visiteurs, vous pouvez afficher clairement des consignes à l’entrée de votre établissement.

Pour vos employés, vous pouvez diffuser de l’information officielle afin de les sensibiliser aux recommandations des autorités de santé publique : cela leur donnera de bons réflexes par rapport à la COVID-19 et les rendra plus attentifs à leur niveau de risque.

 


Est-ce que je peux poser des questions liées à la COVID-19 à mes employés ou aux visiteurs?

Au-delà de la sensibilisation et de l’information, la CNESST peut exiger que vous preniez des mesures pour exclure des lieux de travail les personnes présentant des symptômes de la COVID-19 ou susceptibles d’avoir été en contact avec des personnes. Cela peut inclure d’identifier ces personnes avant qu’elles n’entrent sur les lieux de travail, ce qui peut être fait par différents moyens.

Demandez-vous s’il est nécessaire pour vous de recueillir des renseignements personnels pour satisfaire vos obligations de santé et de sécurité au travail. Par exemple, vous pouvez rendre disponible aux employés et à la clientèle un questionnaire d’autoévaluation visant à déterminer la présence de symptômes. Si vous administrez vous-même ce questionnaire, est-il nécessaire de conserver les réponses? L’identification des mesures mises en place suffit à démontrer le respect de vos obligations à titre d’employeur aux autorités compétentes.

S’il est nécessaire ou obligatoire pour votre secteur d’activité de recueillir les réponses à un questionnaire sur les symptômes, limitez le nombre de questions et leur portée de manière à ne recueillir que les renseignements vous permettant de respecter vos obligations et les recommandations de la CNESST ou de l’INSPQ.

Les renseignements obtenus en posant ces questions sont confidentiels et sensibles. Vous devez vous assurer que les personnes qui recueillent ces renseignements sont conscientisées à leur protection et à leur confidentialité et que leurs tâches requièrent qu’elles y aient accès.

 


Est-ce que je peux vérifier les symptômes de mes employés ou des visiteurs sur les lieux de travail?

La décision de prendre la température ou de vérifier systématiquement d’autres symptômes doit être prise en tenant compte des recommandations des autorités de santé publique (nationales ou régionales) et de la CNESST applicables à votre secteur d’activité, notamment quant à l’efficacité de cette mesure. En l’absence d’exigences claires visant votre organisation, vous devriez éviter d’utiliser des moyens technologiques intrusifs pour vérifier les symptômes des employés ou des visiteurs et de recueillir des renseignements de santé.

Selon les exigences actuelles de la CNESST, la vérification des symptômes par d’autres moyens que par une autoévaluation ou un court questionnaire ne semble pas nécessaire. La prise systématique de la température n’est pas une mesure générale recommandée par la CNESST et l’INSPQ actuellement.

En cas de doute, la réalisation d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée vous permettra de vérifier si cette mesure est justifiée et conforme à la législation en matière de protection des renseignements personnels.

 


Est-ce que je peux effectuer un suivi des contacts de mes employés ou des visiteurs sur les lieux de travail?

Le suivi des personnes ayant été en contact avec une personne atteinte de la COVID-19 est une responsabilité des autorités de santé publique. Ce suivi est réalisé par des personnes spécialement formées à cette fin.

La CNESST ou les autorités de santé publique pourraient exiger ou recommander que vous recueilliez des renseignements personnels pour faciliter leur travail. En l’absence de telles exigences ou recommandations, demandez-vous si la collecte de renseignements que vous envisagez faire pour effectuer un suivi des contacts est nécessaire.

Avant de mettre en place un système de suivi systématique, qu’il soit manuel ou technologique, assurez-vous qu’il repose sur une exigence légale et que la méthode que vous envisagez utiliser est efficace. Au préalable, la réalisation d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée vous permettra de répondre à ces questions et de déterminer la conformité de votre projet à la législation en matière de protection des renseignements personnels.

 


Est-ce que je peux informer mon équipe qu’un employé ou un visiteur pourrait avoir contracté la COVID-19?

Seule l’information nécessaire peut être communiquée : par exemple, un employé revenant de voyage et s’étant placé en isolement peut être déclaré positif à la COVID-19 par la suite, sans toutefois s’être présenté au travail. Dans un tel cas de figure, son état de santé n’a pas de répercussions sur ses collègues de travail et vous ne devriez pas divulguer les motifs de son absence.

Dans les autres cas, afin de respecter votre obligation d’assurer la santé et la sécurité de vos employés, vous êtes justifié de leur indiquer qu’ils ont été exposés à un risque. Il est suffisant de leur mentionner qu’ils pourraient avoir été en contact avec une personne infectée : vous devez prendre toutes les mesures nécessaires afin d’éviter de divulguer son identité afin de protéger la confidentialité de ses renseignements personnels.

Pendant la durée de l’état d’urgence sanitaire, si les autorités de santé publique donnent des instructions spécifiques concernant la divulgation de renseignements personnels, vous devriez les suivre.

 


Est-ce que je peux communiquer les renseignements de santé d’un employé aux autorités de santé publique?

Oui. Les autorités de santé publique disposent en effet de différents pouvoirs, lorsque l’état d’urgence sanitaire est déclaré comme le prévoit la Loi sur la santé publique (RLRQ, c. S-2.2).

Par exemple, lorsque l’état d’urgence sanitaire est décrété, il autorise, en certaines circonstances, la collecte et la communication des renseignements personnels requis pour protéger la santé de la population. À ce sujet, l’article 123 (3) de la Loi sur la santé publique prévoit que « le gouvernement ou le ministre, s’il a été habilité, peut, sans délai et sans formalité, pour protéger la santé de la population […] ordonner à toute personne, ministère ou organisme de lui communiquer ou de lui donner accès immédiatement à tout document ou à tout renseignement en sa possession, même s’il s’agit d’un renseignement personnel, d’un document ou d’un renseignement confidentiel ».

Ainsi, vous devez communiquer aux autorités de santé publique les renseignements personnels qu’elles requièrent et dont vous avez la garde.

 


Mise à jour : 29 juillet 2020