En principe, les organismes publics doivent obtenir le consentement des personnes pour communiquer leurs renseignements personnels. Leur confidentialité découle du droit à la vie privée des citoyens. À titre de représentant d’un organisme public, votre vigilance quant au respect de la Loi sur l’accès contribue à la préservation de ce droit fondamental.
La Loi prévoit cependant des exceptions de diverses natures. Quand les conditions sont satisfaites, vous pouvez ainsi communiquer un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée, notamment :
- En cas d’urgence ou en vue de prévenir un acte de violence (consultez la page pour plus de détails);
- Pour permettre l’exercice d’un mandat ou l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise que vous avez confié à un tiers (consultez la page pour plus de détails);
- Lorsqu’une personne ou un organisme vous en fait la demande écrite, pour utiliser ces renseignements à des fins de recherche, d’étude ou de production de statistiques (consultez la page pour plus de détails);
- Dans le cadre d’une entente avec un autre organisme public, par exemple pour une mission commune, la prestation de services à une personne ou en raison de circonstances exceptionnelles (consultez la page pour plus de détails);
- En cas d’incident de confidentialité, afin d’aviser une personne ou un organisme susceptible de diminuer le risque de préjudice sérieux.
Communication à des fins judiciaires ou d’enquête
Vous pouvez aussi communiquer un renseignement personnel sans consentement :
- Au procureur de votre organisme, si le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi que votre organisme est chargé d’appliquer;
- Au directeur des poursuites criminelles et pénales si le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec;
- Au procureur de votre organisme (y compris le procureur général, s’il s’agit de lui), si le renseignement est nécessaire aux fins d’une autre procédure judiciaire que celles mentionnées ci-haut;
- À une personne ou à un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois, si le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec;
- À un autre corps de police, si votre organisme est lui-même un corps de police;
- À une personne impliquée dans un événement ayant fait l’objet d’un rapport par un corps de police ou par une personne ou un organisme agissant en application d’une loi qui exige un rapport de même nature, quand il s’agit d’un renseignement sur l’identité de toute autre personne impliquée dans ce même événement (sauf s’il s’agit d’un témoin, d’un dénonciateur ou d’une personne dont la santé ou la sécurité serait susceptible d’être mise en péril par la communication d’un tel renseignement).
Communication en vue d’appliquer des dispositions légales
Quand cela est nécessaire à l’application de documents légaux, vous pouvez aussi communiquer un renseignement personnel sans consentement à toute personne ou à tout organisme :
- Si cette communication est nécessaire à l’application d’une loi au Québec, que cette communication soit ou non prévue expressément par la loi;
- Si cette communication est nécessaire à l’application d’un document établissant des conditions de travail (convention collective, décret, arrêté, directive, règlement, etc.).
Communication en vue d’une collecte de renseignements déjà colligés
Sans le consentement de la personne concernée, vous pouvez :
- Communiquer un renseignement concernant l’identité d’une personne pour recueillir des renseignements personnels déjà colligés par une personne ou une entreprise.
Autrement dit, si vous êtes en mesure d’identifier une personne, vous pouvez demander des informations à son sujet à une entreprise. Par exemple, vous pouvez communiquer l’identité d’une personne à un agent de renseignements personnels pour obtenir des renseignements à son sujet dans une démarche de recouvrement de sommes impayées.
Dans ce type de situation, vous devez préalablement en informer la Commission.
À noter : Les exceptions relatives au consentement doivent être interprétées de manière restrictive. Quand la situation le permet, la Commission vous invite à privilégier l’obtention du consentement plutôt que le recours à l’exception.
Mise à jour : 25 juillet 2023