En principe, les organismes publics et les entreprises doivent obtenir le consentement des personnes pour communiquer leurs renseignements personnels. Leur confidentialité découle du droit à la vie privée des citoyens. Votre vigilance quant au respect de la Loi sur l’accès et de la Loi sur le privé contribue à la préservation de ce droit fondamental.
Ces lois prévoient cependant des exceptions, entre autres pour l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service ou d’entreprise.
Vous êtes un représentant d’entreprise ? Sachez que cette exception s’appliquera à vous seulement à compter du 22 septembre 2023.
Dans la mesure où la communication de renseignements personnels est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise que vous avez conclu :
- Vous pouvez communiquer ces renseignements sans le consentement des personnes concernées.
Ce mandat ou ce contrat doit être confié par écrit et indiquer les mesures devant être prises par le mandataire ou le contractant :
- Pour assurer le caractère confidentiel des renseignements;
- Pour que ces renseignements soient utilisés seulement dans le cadre de son mandat ou de l’exécution de son contrat;
- Pour que ces renseignements ne soient pas conservés après l’expiration du mandat ou du contrat.
En cas de manquement à une obligation concernant la confidentialité, le responsable de la protection des renseignements personnels devra être avisé sans délai, et ce dernier devra pouvoir procéder aux vérifications relatives à la confidentialité.
Particularités pour les organismes publics
S’il s’agit d’un mandat ou d’un contrat confié par un organisme public, l’entente écrite doit préciser les dispositions de la Loi sur l’accès qui s’appliquent aux renseignements communiqués.
À moins que le responsable de la protection des renseignements personnels de l’organisme estime que cela n’est pas nécessaire :
- Le mandat ou le contrat doit être accompagné d’un engagement de confidentialité rempli par toute personne à qui les renseignements peuvent être communiqués.
Sachez que les exceptions relatives au consentement doivent être interprétées de manière restrictive. Quand la situation le permet, la Commission vous invite à privilégier l’obtention du consentement plutôt que le recours à l’exception.
Mise à jour : 24 juillet 2023