Étape 3 : La conclusion et la transmission de l’entente
Avant de procéder à toute communication des renseignements demandés, le chercheur et l’organisation doivent conclure une entente écrite et remplir le formulaire de dépôt proposé par la Commission. Le tout doit être acheminé à la Commission.
L’entente doit être signée par les deux parties et prévoir minimalement :
- Le nom et les coordonnées des parties à l’entente (chercheur et organisation) ;
- La liste complète des renseignements qui seront communiqués et sont visés par l’entente. Par exemple, référer à des catégories de renseignements contenus dans un entrepôt de données ne suffit pas. La liste détaillée des renseignements qui seront communiqués doit se retrouver en annexe de l’entente ;
- Le détail des activités de recherche pour lesquelles les renseignements pourront être utilisés ;
- Comment ces renseignements seront rendus accessibles au chercheur par l’organisation, de manière confidentielle et sécuritaire ;
- La durée de l’entente ;
- Le nom et les coordonnées du chercheur principal et du représentant de l’organisation à joindre pour tout élément relatif à cette entente ;
- Les conditions auxquelles les renseignements sont rendus accessibles et pourront être utilisés, dont :- Les renseignements doivent être accessibles uniquement aux personnes concernées dans l’exercice de leurs fonctions et ayant signé un engagement de confidentialité ;
– Les renseignements ne peuvent pas être utilisés à des fins autres que celles prévues à la présentation détaillée des activités de recherche ;
– Les renseignements ne peuvent pas être appariés à tout autre fichier de renseignements, si cela n’est pas prévu dans la présentation détaillée des activités de recherche ;
– Les renseignements ne peuvent pas être communiqués, publiés ou autrement diffusés sous une forme permettant d’identifier les personnes concernées.
- L’information qui sera communiquée aux personnes dont les renseignements personnels seront utilisés dans le cas où la recherche requiert leur participation ;
- Les mesures spécifiques qui devront être prises par le chercheur pour assurer la protection des renseignements personnels, entre autres celles ciblées au terme de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (par exemple : endroit où seront conservés les renseignements durant toutes les étapes de la recherche, mesures matérielles, humaines et techniques visant à assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements, liste des personnes qui auront accès à quels renseignements, etc.) ;
- Un délai de conservation des renseignements personnels par le chercheur ;
- L’obligation pour le chercheur d’aviser l’organisation de la destruction des renseignements une fois ce délai expiré ;
- L’obligation pour le chercheur d’aviser l’organisation et la Commission :
– En cas de non-respect des conditions de l’entente ;
– En cas de manquement aux mesures de protection prévues à l’entente ;
– De tout événement pouvant porter atteinte à la confidentialité des renseignements personnels.
Les parties doivent transmettre l’entente signée à la Commission, accompagnée du rapport d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée contenant l’analyse réalisée (étape 2).
L’entente entre en vigueur 30 jours après sa réception par la Commission. Par conséquent, aucune communication de renseignements ne peut être faite avant ce délai. La Commission peut joindre les parties durant ce délai et après l’écoulement de celui-ci, si elle le juge nécessaire. Au besoin, elle peut suspendre l’entente ou exercer ses autres pouvoirs de surveillance prévus par la Loi.
Les modifications à l’entente doivent suivre le même processus que pour une nouvelle entente. Certaines modifications peuvent nécessiter de revoir l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
Enfin, si l’organisation est un organisme public, elle doit consigner la communication dans le registre prévu à l’article 67.3 de la Loi sur l’accès.
Mise à jour : 3 février 2023