La conclusion et la transmission de l’entente

Étape 3: La conclusion et la transmission de l’entente

Avant toute communication, le demandeur et l’organisation doivent conclure une entente écrite et la transmettre à la Commission, accompagnée du formulaire de dépôt proposé par la Commission.

L’entente doit notamment prévoir que :

  1. Les renseignements doivent être accessibles uniquement aux personnes en ayant besoin dans l’exercice de leurs fonctions et ayant signé un engagement de confidentialité;
  2. Les renseignements ne peuvent être utilisés à des fins différentes de celles prévues à la présentation détaillée des activités de recherche;
  3. Les renseignements ne peuvent être appariés à tout autre fichier de renseignements si cela n’est pas prévu dans la présentation détaillée des activités de recherche;
  4. Les renseignements ne peuvent être communiqués, publiés ou autrement diffusés sous une forme permettant d’identifier les personnes concernées.

L’entente doit également prévoir :

  1. L’information qui sera communiquée aux personnes concernées si leurs renseignements personnels sont utilisés pour les rejoindre en vue de leur participation à la recherche;
  2. Des mesures pour assurer la protection des renseignements personnels, entre autres celles ciblées au terme de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
  3. Un délai de conservation des renseignements personnels;
  4. L’obligation pour le demandeur d’aviser l’organisation de la destruction des renseignements une fois ce délai expiré;
  5. L’obligation pour le demandeur d’aviser l’organisation et la Commission:
    • En cas de non-respect des conditions de l’entente;
    • En cas de manquement aux mesures de protection prévues à l’entente;
    • De tout événement pouvant porter atteinte à la confidentialité des renseignements personnels.

Les parties doivent transmettre l’entente signée à la Commission, accompagnée du rapport d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (étape 2).

L’entente entre en vigueur 30 jours après sa réception par la Commission, et ainsi, aucune communication ne peut être faite avant ce moment. La Commission peut contacter les parties durant ce délai et après l’écoulement de celui-ci si elle le juge nécessaire. Au besoin, elle peut suspendre l’entente ou exercer ses autres pouvoirs de surveillance prévus à la loi.

Les modifications à l’entente doivent suivre le même processus que pour une nouvelle entente. Certaines modifications peuvent nécessiter de revoir l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Enfin, si l’organisation est un organisme public, elle doit consigner la communication dans le registre prévu à l’article 67.3 de la Loi sur l’accès.

 

Mise à jour : 20 septembre 2022