Étape 1 : La demande
Tout d’abord, le chercheur doit consulter chaque organisation détenant potentiellement les renseignements personnels qu’il souhaite obtenir aux fins de sa recherche. Cette étape préalable permet de statuer sur l’existence et l’accessibilité des renseignements détenus par les organisations concernées.
Une fois confirmée la possibilité d’obtenir les renseignements demandés, le chercheur doit ensuite formuler une demande écrite à chacune des organisations détenant les renseignements spécifiques à sa recherche.
En plus de la liste complète de tous les renseignements personnels demandés, la demande du chercheur doit contenir :
- Une présentation détaillée des activités de recherche pour lesquelles les renseignements demandés seront utilisés ;
- Les motifs justifiant le respect des différents critères de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (voir l’étape 2, ci-dessous). Ces explications, fournies par le chercheur à l’organisation sollicitée, faciliteront l’évaluation relative à la satisfaction des critères nécessaires à la communication des renseignements personnels à des fins de recherche, d’étude ou de statistiques ;
- La liste de toutes les autres personnes ou organisations auxquelles le chercheur a aussi demandé l’accès à des renseignements pour la même recherche ;
- Une description des technologies qui seront utilisées pour le traitement des renseignements personnels aux fins de de la recherche ;
- La décision documentée d’un comité d’éthique de recherche, s’il y a lieu.
Mise à jour : 3 février 2023