En principe, les organismes publics et les entreprises doivent obtenir le consentement des personnes pour communiquer leurs renseignements personnels. Leur confidentialité découle du droit à la vie privée des citoyens. Votre vigilance quant au respect de la Loi sur l’accès et de la Loi sur le privé contribue à la préservation de ce droit fondamental.
Ces lois prévoient cependant des exceptions, entre autres pour des communications à des fins de recherche.
Un organisme public ou une entreprise peut ainsi communiquer des renseignements sans consentement à la suite d’une demande écrite pour obtenir des renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques.
Avant de communiquer les renseignements demandés :
- Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée devra être menée par l’organisation et parvenir à certaines conclusions.
- Une entente écrite devra ensuite être conclue avec le demandeur.
Sachez que toute organisation dispose d’un pouvoir discrétionnaire. À titre de représentant d’organisme public ou d’entreprise, vous pouvez refuser de communiquer les renseignements personnels demandés, et ce, même sans évaluation préalable.
Processus de communication des renseignements personnels sans consentement à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques :
- La demande
- L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
- La conclusion et la transmission de l’entente
Le gouvernement dispose aussi du pouvoir de rendre certains renseignements accessibles aux chercheurs liés à un organisme public, par l’entremise de l’Institut de la statistique du Québec.
Pour connaître quels renseignements sont désignés, qui sont les chercheurs liés à un organisme public et la procédure à suivre, visitez le site Web du Guichet d’accès aux données de recherche de l’Institut de la statistique du Québec.
À noter : les exceptions relatives au consentement doivent être interprétées de manière restrictive. Quand la situation le permet, la Commission vous invite à privilégier l’obtention du consentement plutôt que le recours à l’exception.
Mise à jour : 24 juillet 2023