En principe, toute personne a le droit d’être informée qu’un organisme public ou une entreprise détient des renseignements personnels la concernant.
Vous devez justifier de votre identité à titre de personne concernée.
Il est à noter qu’une demande sera également considérée si elle est faite par une personne agissant à titre de représentant, d’héritier ou de successible de la personne concernée, de liquidateur de la succession, de bénéficiaire d’une assurance-vie ou d’indemnité de décès, de titulaire de l’autorité parentale. Dans tous les cas, cette personne devra établir sa qualité et son identité.
Comment accéder à vos renseignements personnels ?
Pour accéder à vos renseignements personnels, vous devez adresser une demande écrite :
- au responsable de la protection des renseignements personnels de l’organisme public. Pour vous permettre de connaître le nom et les coordonnées de cette personne, la Commission d’accès à l’information tient à jour et rend disponible sur son site Internet la « Liste des organismes assujettis et des responsables de l’application de la Loi sur l’accès ».
- à la personne qui détient votre dossier au sein de l’entreprise. Il peut s’agir, par exemple, du dirigeant de l’entreprise, du service à la clientèle, des ressources humaines.
Quels sont les coûts reliés à une demande d’accès ?
En principe, l’accès à vos renseignements personnels est gratuit. Cependant, des frais n’excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction ou de la transmission peuvent être exigés par l’organisme public ou l’entreprise qui doit alors vous en indiquer préalablement le montant approximatif.
Quels sont les délais pour répondre à une demande d’accès
Les délais ne sont pas les mêmes selon que votre demande d’accès est adressée à un organisme public ou une entreprise.
- Organisme public : À la réception de votre demande, le responsable de la protection des renseignements personnels doit vous faire parvenir un avis écrit de la date de la réception de votre demande. Cet avis doit indiquer le délai dont dispose le responsable pour donner suite à votre demande ainsi que les conséquences du défaut de le respecter. L’avis doit également faire mention des recours qui vous sont offerts, le cas échéant. En principe, le responsable de la protection des renseignements personnels dispose d’au plus 20 jours civils pour vous répondre. Toutefois, ce délai peut être prolongé de 10 jours, si cela s’avère nécessaire et à la condition de vous en aviser par écrit.
- Entreprise : La personne détenant votre dossier doit donner suite à votre demande dans les 30 jours de la date de sa réception. L’absence de réponse de sa part, à l’expiration de ce délai, équivaut à un refus.
Existe-t-il des restrictions au droit d’accès ?
Oui. Le droit d’accès à vos renseignements personnels n’est pas absolu, il comporte certaines restrictions. Par exemple, un organisme public ou une entreprise peut refuser de vous donner accès à vos renseignements personnels s’il en résultait vraisemblablement un préjudice grave pour votre santé.