Renseignements personnels
En vertu des lois applicables, un renseignement personnel se définit comme étant un renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier.
Il existe divers types de renseignements personnels pouvant être utilisés dans le cadre d’une étude. Par exemple :
- Renseignement codé ou dépersonnalisé : Renseignement dont les données d’identification sont remplacées par un code. Il est possible de retracer le lien entre le code et l’individu auquel on a attribué ce code puisque ce lien est conservé.
- Renseignement anonymisé : Renseignement dont les données d’identification sont retirées et détruites. Il n’est donc pas possible d’établir un lien entre l’individu et les renseignements personnels le concernant.
Consentement
Les chercheurs peuvent solliciter le consentement des personnes en vue de participer à leurs projets. En effet, sauf exceptions prévues par la loi, la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels nécessite le consentement de la personne concernée.
Le consentement doit répondre aux exigences suivantes:
- être manifeste : c’est-à-dire évident, certain et indiscutable;
- être libre : c’est-à-dire donné sans contrainte, par une personne capable d’exercer sa volonté;
- être éclairé : c’est-à-dire qu’il doit être précis, rigoureux et spécifique afin que le participant puisse porter un jugement éclairé sur la portée de son consentement;
- être donné à des fins spécifiques : c’est-à-dire en fonction de l’objet du projet;
- être donné pour une durée nécessaire à la réalisation d’un projet. Cette durée peut être un nombre de jours, de mois ou d’années, ou encore, faire référence à un événement déterminé ou à une situation précise.
Un consentement qui ne respecte pas ces exigences est sans effet.
Ainsi, les formulaires utilisés pour recueillir le consentement des personnes concernées devraient, entre autres, inclure les informations suivantes:
- le nom du chercheur responsable du projet;
- le nom de la personne ou de l’organisme autorisé à communiquer les renseignements nécessaires au projet;
- l’objet du projet;
- l’utilisation qui sera faite des renseignements personnels recueillis;
- les mesures de sécurité adoptées pour assurer la protection des renseignements personnels, notamment, lors de leur utilisation (analyse des données, publication des résultats de l’étude, par exemple), de leur conservation et de leur destruction;
- les risques potentiels associés au projet (risque d’un prélèvement sanguin, risque d’identification ou de stigmatisation dans les études en génomique, par exemple);
- la nature des renseignements échangés entre les chercheurs et les organismes publics (Régie de l’assurance maladie, ministère de la Santé et des Services sociaux pour certains fichiers médico-administratifs, par exemple);
- la période de validité du consentement;
- les moyens offerts pour exercer son droit de retrait d’un projet. Le consentement étant révocable, une personne qui accepte de participer à une étude, en totalité ou en partie, doit pouvoir s’en retirer en tout temps.
Par ailleurs, la Commission encourage les chercheurs à soumettre leur formulaire de consentement à leur comité d’éthique à la recherche pour révision, dans les cas applicables.
Critère de nécessité
Pour la Commission, le critère de nécessité doit s’interpréter au regard de la finalité poursuivie par le chercheur. Un renseignement personnel sera nécessaire si la finalité poursuivie est légitime, importante, urgente et réelle et si l’atteinte au droit à la vie privée consécutive à la collecte, la communication ou la conservation de chaque élément de renseignement est proportionnelle à cette finalité.
Il s’agit là d’une notion fondamentale à la gestion des renseignements personnels au Québec et le fardeau de démontrer la nécessité appartient à la personne qui les recueille. Elle vise à minimiser les atteintes à la vie privée des personnes concernées. En limitant les renseignements personnels lors de la collecte, les risques de communication, de divulgation et d’utilisation inappropriées sont ainsi réduits.
En matière de protection des renseignements personnels, il appartient donc au chercheur de démontrer que les renseignements qu’il recueille sur autrui, à des fins d’étude, de recherche ou de statistique, sont en relation avec la finalité poursuivie.