Procédures d’accès au ministère de la Santé et des Services sociaux : La Commission d’accès à l’information dévoile les conclusions de son rapport de vérification

Québec, le 17 juin 2002

« Le traitement accordé à la demande d’accès formulée par le bureau du député de Châteauguay au ministère de la Santé n’est pas conforme aux dispositions prévues par la Loi. Par ailleurs, compte tenu qu’il s’agissait d’une deuxième intervention de la Commission dans ce ministère en moins de quelques mois, nous avons décidé d’élargir la vérification en procédant à un examen du mode de traitement général des demandes d’accès à partir d’un échantillonnage de dossiers. À la lumière des faits, il apparaît clairement que des correctifs doivent être apportés ». C’est en ces termes que madame Jennifer Stoddart, présidente de la Commission d’accès à l’information a commenté le rapport de vérification effectuée au ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) et qui a été rendu public aujourd’hui.

Ce rapport fait suite à une demande adressée à la présidente de la Commission, madame Jennifer Stoddart par le député de Châteauguay, monsieur Jean-Marc Fournier.

Au terme de ses vérifications au MSSS, la Commission est d’avis que le responsable de l’accès aurait dû informer le demandeur, par une communication préalable, des documents détenus par le Ministère qui se rapportent à sa demande d’accès. Selon la Commission, il n’appartient pas au responsable de l’accès de décider à la place du demandeur si un document en particulier répond à la demande ou de communiquer le document de son choix. De plus, le responsable de l’accès aurait dû transmettre au moment de sa réponse l’avis de recours requis par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

En ce qui concerne le mode de traitement des demandes d’accès au MSSS, la Commission estime que le responsable de l’accès doit normaliser ses pratiques à l’égard des demandes d’accès notamment quant à l’avis de recours, aux demandes verbales et à l’assistance portée aux demandeurs. Il doit également s’assurer que la date de réponse à une demande corresponde effectivement à la date d’envoi afin de permettre que s’exercent, le cas échéant, les recours prévus à la loi selon les délais prescrits.

Enfin,la Commission constate que le rôle du responsable de l’accès aux documents dans l’organisation administrative d’un organisme public doit être révisé. Elle entend d’ailleurs proposer des pistes de solutions pour améliorer le traitement des demandes d’accès dans son prochain rapport quinquennal qu’elle déposera à l’Assemblée nationale à l’automne.

Source : Carole Rocheleau
Chef du Service des communications
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