Au travail, les employés sont parfois obligés d’enregistrer leurs heures de travail à l’aide de leurs empreintes digitales? L’accès à des locaux est contrôlé par un outil qui reconnaît la forme de leur main? Si c’est le cas, l’employeur utilise de la biométrie.
Qu’est-ce que c’est?
La biométrie permet d’identifier ou d’authentifier une personne grâce à ses caractéristiques uniques (corporelles, comportementales ou biologiques). Le plus souvent, les systèmes biométriques se fondent sur :
- les empreintes digitales;
- la forme de la main;
- la reconnaissance faciale;
- la reconnaissance vocale.
Est-ce que c’est légal?
L’utilisation d’un système biométrique peut être légale notamment si l’employeur a pu démontrer que la collecte de renseignements biométriques est nécessaire dans les circonstances. « Nécessaire » a un sens particulier dans cette situation. Pour en savoir plus, consulter la page La nécessité des renseignements recueillis.
Les lois québécoises imposent plusieurs obligations aux employeurs en matière de biométrie et donnent des droits. En effet, les renseignements biométriques sont des renseignements personnels sensibles et intimes, qui identifient une personne de manière unique.
Ces lois sont les suivantes :
- La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (secteur public);
- La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (secteur privé);
- La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.
Quelles sont les obligations de l’employeur?
- Utiliser la biométrie uniquement lorsque cela est nécessaire et s’assurer que la collecte et l’utilisation de renseignements sensibles sont proportionnelles à l’objectif visé;
- Recueillir le consentement manifeste et exprès (par écrit), libre, éclairé, spécifique et limité dans le temps avant de collecter les renseignements biométriques d’une personne:
- Prendre connaissance du modèle de formulaire de consentement proposé par la Commission. Comparer ce modèle avec celui que l’employeur propose; ils devraient contenir presque les mêmes informations;
- Offrir un autre moyen d’identification pour les personnes qui ne souhaitent pas que leurs renseignements biométriques soient recueillis;
- Limiter la collecte de renseignements biométriques au minimum requis pour identifier la personne;
- Mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les renseignements biométriques, notamment en limitant l’accès à ceux-ci;
- Déclarer son utilisation de la biométrie à la Commission. S’il y a création d’une banque de caractéristiques et de mesures biométriques, l’employeur doit faire cette déclaration au moins 60 jours à l’avance;
- Détruire les renseignements biométriques une fois qu’ils ne sont plus utiles – par exemple, si la personne quitte l’emploi ou si elle retire son consentement;
- Permettre d’exercer des droits d’accès aux renseignements personnels et à la rectification de ceux-ci.
Quels sont les droits de l’employé?
- Le droit de refuser la collecte : l’employeur ne peut pas exiger l’identification à l’aide d’une caractéristique biométrique : ce choix doit être libre. Un consentement accordé peut être retiré en tout temps. Dans ces cas, l’employeur doit permettre d’utiliser un autre moyen d’identification.
- Le droit d’accès : l’employé a un droit d’accès à ses renseignements biométriques. Voici comment faire.
- Le droit de rectification : Si ces renseignements sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si l’employeur n’est pas autorisé par la loi à les recueillir, à les communiquer ou à les conserver, l’employé peut demander leur rectification. Voici comment faire.
Que faire si l’employé est inquiet de l’utilisation de la biométrie par son employeur?
- Faire état de ses inquiétudes et poser des questions : l’employeur doit être transparent. A-t-il fait sa déclaration à la Commission? Où les renseignements biométriques sont-ils conservés? Pendant combien de temps? Qui peut y avoir accès?
- Diriger l’employeur vers le site de la Commission : la Commission rend disponibles plusieurs documents qui peuvent guider l’employeur par rapport au respect des lois en matière de biométrie :
- Contacter la Commission :
- Pour savoir si l’employeur a déclaré son système biométrique;
- Si l’employeur ne respecte pas la loi, il est possible de formuler une plainte;
- Si l’accès ou la rectification des renseignements biométriques est refusé par l’employeur, il est possible de déposer une demande de révision ou d’examen de mésentente.
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Mis à jour : 20 septembre 2022