La Commission demande aux organismes publics et au gouvernement d'agir pour que les demandes d'accès soient traitées dans les délais légaux

26 octobre 2022 - La Commission publie une étude qu’elle a réalisée sur les délais de traitement des demandes d’accès aux documents administratifs et aux renseignements personnels, ainsi que sur les demandes de rectification. Sur un échantillon de 33 organismes publics, la moitié ont déclaré que le délai moyen de traitement des demandes d’accès qu’ils ont reçues avant la pandémie dépassait déjà le délai légal de 20 jours. Pour 16 % d’entre eux, ce délai dépassait les 30 jours.

« La Commission a reçu un nombre historique de demandes de révision pour motif d’absence de réponse dans les délais légaux. Depuis deux ans, celles-ci représentent près du tiers des recours de ce type qu’elle traite. Le portrait de la situation est très préoccupant », explique M^e Diane Poitras, présidente de la Commission.

Non-respect des délais légaux

Ce portrait, qui dresse 25 constats, révèle un problème important de non-respect des délais légaux de réponse. Pour au moins une demande sur trois, la majorité des organismes considèrent qu’ils ne peuvent pas la traiter dans le délai légal de 20 jours sans nuire au déroulement normal de leurs activités. Or, en matière d’accès aux documents, l'adage selon lequel tout retard équivaut souvent, dans les faits, à un refus d'accès exprime clairement l'importance de répondre rapidement aux demandes.

Bonnes pratiques pour réduire les délais

La Commission a sélectionné huit organismes publics de son échantillon, environ le quart, ayant une bonne performance en matière de respect des délais. Elle constate que les organismes qui maintiennent les délais courts attribuent leur succès à la mise en place d’une gestion numérique des documents, à des processus structurés, à de bonnes pratiques de communication, et à la nomination d’un responsable ayant une position stratégique au sein de l’organisme.

Impact de la pandémie

De nombreux défis en lien avec la pandémie ont été rapportés par les organismes :

• Augmentation du volume des demandes;
• Complexité ou portée accrues des demandes;
• Redéploiement des effectifs et passage au télétravail.

Durant la pandémie, 33 % des organismes interrogés (soit deux fois plus qu’avant la pandémie) ont déclaré un délai de traitement moyen de plus de 30 jours.

Quelques recommandations

Cette étude permet de proposer quelques pistes d'amélioration adressées sous forme de recommandations tant aux organismes publics qu’au gouvernement :

• La Commission recommande aux organismes d’augmenter la diffusion proactive d’informations, en particulier celles qui sont régulièrement demandées;
• La Commission recommande aux organismes d’établir des politiques et des procédures, qui clarifient entre autres les rôles et les responsabilités de chaque intervenant et permettent un traitement plus efficace des demandes;
• La Commission recommande aux organismes de poursuivre la transformation numérique en bonifiant les outils informatiques de suivi des demandes et de repérage des documents et en numérisant davantage de documents;
• La Commission recommande au gouvernement de prévoir des conséquences pour les organismes ne respectant pas le délai de réponse. Elle propose notamment de modifier la loi afin de les empêcher de refuser l’accès sur la base d’une restriction facultative après le délai légal, à moins d’une exception devant être justifiée auprès de la Commission;
• La Commission recommande au gouvernement d’améliorer la reddition de comptes en matière d’accès à l’information de manière à la rendre plus complète, plus uniforme, plus précise, plus transparente et centralisée.

Pour plus d’information, lire le rapport complet : Avoir accès en temps utile : Portrait des délais de traitement des demandes d’accès au Québec