Citoyens Accès aux documents des organismes publics

Votre demande d'accès aux documents d'un organisme public doit être :

• Adressée au responsable de l’accès de l’organisme public qui détient les documents recherchés.
  Pour connaître la liste des organismes assujettis et des responsables de l'application de la Loi sur l'accès, consulter le répertoire (PDF, 566 Ko).
• Formulée verbalement ou par écrit.  Sachez toutefois que seule une demande écrite vous permet ensuite de demander à la Commission de réviser la décision du responsable de l’accès.
• Suffisamment précise pour permettre au responsable de l’accès de trouver les documents demandés. Le responsable est tenu de vous prêter assistance si vous demandez son aide pour formuler une demande ou identifier les documents recherchés.

En principe, l’accès à un document est gratuit. Cependant, des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés par l’organisme. Une approximation des frais doit préalablement vous être communiquée.

En principe, que votre demande soit verbale ou écrite, le responsable de l’accès dispose d’au plus 20 jours civils pour vous répondre. Toutefois, ce délai peut être prolongé de 10 jours si cela s’avère nécessaire et à la condition de vous en aviser par écrit.

Le délai pour répondre peut également être prolongé si votre demande vise un renseignement industriel, financier, commercial, scientifique, technique ou syndical fourni par un tiers. Le responsable de l’accès peut devoir demander à ce tiers s’il consent ou non à vous communiquer un tel renseignement. Il doit néanmoins vous informer de cette démarche dans les 20 jours civils de la réception de votre demande.

Lorsqu'il reçoit votre demande écrite, le responsable de l’accès doit vous faire parvenir un avis écrit. En plus de la date de réception de la demande, cet avis doit indiquer le délai dont il dispose pour y donner suite. L’avis doit également faire mention des recours qui vous sont offerts si le délai n'est pas respecté ou si vous êtes insatisfait de la réponse.

Oui. Le droit d’accès aux documents des organismes publics n’est pas absolu. Il comporte plusieurs restrictions.

En effet, la Loi sur l’accès contient six catégories de restrictions au droit d’accès. Il s’agit de renseignements ayant des incidences sur :

• Les relations intergouvernementales;
• Les négociations entre organismes publics;
• L’économie;
• L’administration de la justice et la sécurité publique;
• Les décisions administratives ou politiques;
• La vérification.
  
  

Si une ou plusieurs de ces restrictions s’appliquent à votre demande, le responsable de l’accès peut, ou dans certains cas doit, vous refuser l’accès au(x) document(s) demandé(s).

Accès avec restrictions

Même si la Loi sur l’accès prévoit de telles restrictions, il est possible qu'un document soit en partie accessible. Dans un tel cas, les renseignements faisant l'objet de restrictions sont rayés du document – on parle aussi de caviardage. La partie accessible du document doit cependant demeurer compréhensible.

Par ailleurs, si votre demande vise des renseignements personnels permettant d’identifier une autre personne que vous, sachez que vous n’y avez généralement pas accès. Pour respecter la confidentialité de ces renseignements, ils sont retirés du document.

Renseignements personnels à caractère public

Certains de ces renseignements personnels ont toutefois un caractère public. Il peut s'agir  :

• Du nom, du titre, de la fonction, de la classification, du traitement ou de l’adresse et du numéro de téléphone du lieu de travail d’un membre d’un organisme public, de son conseil d’administration ou de son personnel de direction et, dans le cas d’un ministère, d’un sous-ministre, de ses adjoints et de son personnel d’encadrement;
• Du renseignement concernant une personne en sa qualité de partie à un contrat de service conclu avec un organisme public, ainsi que les conditions de ce contrat;
• Du nom et de l’adresse d’une personne qui bénéficie d’un avantage économique conféré par un organisme public en vertu d’un pouvoir discrétionnaire et de tout renseignement sur la nature de cet avantage;
• Du nom et de l’adresse de l’établissement du titulaire d’un permis délivré par un organisme public et dont la détention est requise en vertu de la Loi pour exercer une activité ou une profession ou exploiter un commerce.

Oui. Les ministères et certains organismes publics doivent être proactifs dans la diffusion de certains documents.

Même sans demande d'accès, les ministères et certains organismes doivent entre autres rendre accessibles dans leur site Web :

• Leur organigramme;
• Les noms et les titres des membres de leur personnel de direction ou d'encadrement;
• Leur plan de classification des documents;
• L'inventaire de leurs fichiers de renseignements personnels;
• Leur registre de communications de renseignements personnels sans consentement;
• Les études, les rapports de recherches ou les statistiques qu'ils produisent et qui présentent un intérêt pour l'information du public;
• Les documents déjà transmis en réponse à des demandes d'accès;
• Les renseignements relatifs à certains contrats;
• Les documents déposés à l'Assemblée nationale;
• Les frais de déplacement.
  
  

Si vous cherchez un document, vous gagnez donc à d'abord consulter le site Web de l'organisme. Les documents qu'ils doivent obligatoirement diffuser sont généralement réunis dans une section nommée Accès à l'information ou Diffusion de l'information.

Notez que les organismes des réseaux municipal, scolaire et de la santé et des services sociaux ont moins d'obligations en matière de diffusion proactive. Vous pouvez déposer une demande d'accès si vous souhaitez obtenir des documents.

Pour en savoir plus, consultez le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels.