Fonctions relatives au développement et à l’application des connaissances en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels
La Commission dispose de fonctions liées au développement et à l’application des connaissances en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.
Recherche et analyse
Tant sur le plan de l’accès aux documents que de la protection des renseignements personnels, la Commission peut réaliser ou faire réaliser pour son compte :
- des recherches;
- des inventaires;
- des études ou des analyses.
Avis
La Commission peut :
- Soumettre des avis, sur demande, ou des mémoires sur des projets de loi;
- Émettre des avis, de sa propre initiative et à tout moment du cheminement de l’adoption d’un projet de loi, avant sa sanction.
- Émettre des avis sur des projets de développement de système d’information susceptibles d’exercer une influence sur l’accès à l’information ou sur la protection des renseignements personnels.
Lignes directrices
La Commission dispose du pouvoir d’émettre des lignes directrices afin de faciliter l’application de la Loi sur l’accès et de la Loi sur le privé, notamment en matière de consentement. Ainsi, la Commission peut :
- Préciser ou clarifier les lois applicables;
- Donner un aperçu des moyens de s’y conformer.
Ces lignes directrices visent à permettre aux organismes publics et aux entreprises privées assujettis à mieux comprendre leurs obligations légales.
La Commission a élaboré ses premières lignes directrices sur les critères de validité du consentement, qui ont fait l’objet d’une consultation publique. La version définitive du document devrait être disponible en octobre 2023.
Promotion des meilleures pratiques
La Commission fait la promotion de meilleures pratiques et du respect des droits en matière de transparence et de protection des renseignements personnels de différentes façons :
- Elle offre un service général d’information à ses clientèles;
- Elle mobilise divers moyens de sensibilisation, entre autres :
- Un site Web rassemblant des informations pratiques sur l’application des lois;
- Des guides, des fiches d’information ou des documents d’orientation, qu’elle conçoit en s’appuyant sur son expertise, sa jurisprudence et ses recherches;
- Un répertoire de ressources pour les jeunes, les parents et les enseignants;
- Des présentations lors d’événements grand public ou spécialisés concernant ses missions;
- Elle diffuse les décisions rendues par sa section juridictionnelle et sa section de surveillance, qui interprètent et appliquent les dispositions légales.
Pour compléter ces efforts de promotion et de sensibilisation, la Commission peut aussi répondre à certaines questions des citoyens et des organisations soumises à ces lois sur une base ponctuelle. Voici quelques précisions à cet égard.
Explorer ses options
Les organisations sont responsables de se conformer aux lois et règlements portant sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.
En cas de doute sur leurs obligations ou la façon de les mettre en œuvre, elles peuvent d’abord explorer les ressources existantes :
- En consultant attentivement la documentation sur le site de la Commission, ses lignes directrices et les décisions rendues par sa section juridictionnelle et sa section de surveillance;
- En discutant avec d’autres organisations ou des associations, qui ont peut-être fait face aux mêmes questionnements et pourraient avoir des idées à partager;
- En consultant la documentation préparée par d’autres organismes québécois, canadiens ou internationaux;
- Dans le cas des organismes publics, en consultant le Secrétariat à la réforme des institutions démocratiques, à l’accès à l’information et à la laïcité (SRIDAIL).
Contacter la Commission
La Commission répond dans les meilleurs délais possible aux questions des citoyens et des organisations. Elle peut les prioriser ou les sélectionner en fonction de la disponibilité de ses ressources.
Les questions peuvent concerner des pratiques générales, comme un processus de réponse aux demandes d’accès ou de rectification. Elles peuvent aussi viser à obtenir des orientations générales sur des situations particulières, comme le développement d’un système d’information qui contiendra des renseignements personnels.
Si les interrogations font suite à une démarche officielle de la Commission, les organisations et les citoyens doivent s’adresser directement à la personne-ressource chargée de leur dossier :
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La Commission dirige les questions vers une personne-ressource compétente, qui peut y répondre de différentes façons, comme :
- En mentionnant les dispositions légales potentiellement applicables;
- En donnant des orientations générales;
- En suggérant des pistes de réflexion;
- En faisant référence à des décisions pertinentes rendues dans le passé;
- En renvoyant à de la documentation existante.
De façon privilégiée, les réponses sont données en direct, par exemple par téléphone. Toutefois, la personne-ressource peut aussi répondre par écrit lorsque le contexte s’y prête.
La Commission n’offre pas d’avis ou de conseils juridiques, ni de certification ou d’approbation officielle. Les renseignements qu’elle transmet ne la lient pas pour ses décisions futures.
Si un citoyen ou une organisation a besoin :
- de conseils juridiques, la Commission recommande de retenir les services de spécialistes externes, comme des juristes ou des consultants.
Voici des exemples de questions qui ne font pas partie du mandat de promotion et de sensibilisation de la Commission :
- « Le nouveau logiciel conçu par mon entreprise est-il conforme à la loi et aux orientations de la Commission? »
- « La législation de tel pays offre-t-elle une protection adéquate pour y transférer des renseignements personnels? »
- « L’article 24 de la Loi sur l’accès s’applique-t-il au contrat conclu entre notre organisme et un tel tiers? »
Consulter la Commission ne signifie pas que les actions envisagées ou posées par une organisation sont conformes à la loi. Cette démarche ne protège pas contre d’éventuelles plaintes, et n’empêche pas la Commission d’enquêter ultérieurement.
Mise à jour : 21 septembre 2023