La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels prévoit des mesures ayant pour but d’améliorer la prestation des services offerts aux citoyens en matière d’accès à l’information. Notamment, les ministères et organismes du gouvernement sont maintenant soumis à un nouveau régime de diffusion systématique de l’information.

Faisant écho à la recommandation du dernier rapport quinquennal de la Commission, la réforme du régime québécois d’accès à l’information propose le concept de la diffusion obligatoire par les organismes publics de certains documents.

Cette approche novatrice suggérée par la Commission consiste pour les organismes à aller au-devant des attentes des citoyens en rendant l’information d’intérêt public automatiquement disponible par Internet, sans qu’il soit nécessaire de formuler une demande d’accès.

Le Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels est entré en vigueur le 29 mai 2008 et les dispositions particulières concernant la diffusion des documents le seront à compter du 29 novembre 2009. C’est ainsi que les organismes publics visés devront diffuser, dans un site Internet, les documents ou les renseignements qui sont déterminés par règlement du gouvernement.

Dispositions législatives applicables : article 16.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c.A-2.1, r.0.2)
 

Au Québec, le régime d’accès à l’information est encadré par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, adoptée il y a plus de 25 ans.

Reconnaissant l’importance cruciale des principes et des valeurs qui la sous-tendent, le législateur a conféré à la Loi sur l’accès un statut particulier, que nous qualifions de quasi constitutionnel. En effet, les dispositions de la Loi sur l’accès ont préséance sur celles des autres lois québécoises.

Outre des règles en matière de protection des renseignements personnels, la Loi sur l’accès accorde à toute personne un droit d’accès à l’information de l’administration publique et à ses renseignements personnels. Cette loi a également créé la Commission d'accès à l'information du Québec.

Le droit d’accès à l’information est fondé sur l’article 9 de la Loi sur l’accès, qui prévoit que « toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents détenus par un organisme public… ».

Donc, sauf exception, les organismes publics doivent vous donner accès à tous les documents qu’ils détiennent dans l’exercice de leurs fonctions, quelle que soit la forme de ces documents : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

Le droit d’accès à vos renseignements personnels est prévu sur l’article 83 de la Loi sur l’accès, qui prévoit que « toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement personnel la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement personnel la concernant… »

Donc, sauf exception, les organismes publics doivent vous donner accès à vos renseignements personnels.

Dispositions législatives applicables : articles 1, 9, 83 et 103 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
 

Environ 2800 organismes publics québécois sont assujettis à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, notamment :
• les ministères et organismes gouvernementaux, y compris notamment le Conseil exécutif, le Conseil du trésor, le lieutenant-gouverneur, l’Assemblée nationale;
• les municipalités;
• les centres locaux de développement (CLD) et les conférences régionales des élus (CRÉ);
• les commissions scolaires, certains collèges privés, les cégeps et les universités;
• les établissements de santé et de services sociaux, comme les centres hospitaliers, les CSSS et les agences de la santé et des services sociaux;
• les ordres professionnels (en ce qui concerne les documents détenus relativement au contrôle de l’exercice de la profession).

Dispositions législatives applicables : article 1.1 et articles 3 à 7 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
 

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels s’applique aux documents détenus par un organisme public dans l’exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l’organisme public ou par un tiers. Ce droit ne s’étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. La Loi sur l’accès s’applique aussi aux documents détenus par un ordre professionnel dans la mesure prévue par le Code des professions.

La Loi sur l’accès s’applique quelle que soit la forme de ces documents : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. L’information doit nécessairement se trouver sur un support. À titre d’exemple, une personne ne peut exiger, en vertu de la Loi sur l’accès, qu’un organisme public lui communique l’information qui a été dite lors d’une conversation téléphonique si cette information n’a pas été retranscrite ou enregistrée.

La Loi ne donne donc pas un droit d’accès à des renseignements, mais bien à des documents qui sont détenus par l’organisme public et qui ne requièrent ni calcul, ni comparaison de renseignements, ni confection d’un nouveau document.

Toutefois, la Loi sur l’accès ne s’applique pas aux actes et au registre de l’état civil, aux registres et autres documents conservés dans les bureaux de la publicité des droits (à des fins de publicité), au registre constitué en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales, aux archives privées visées à l’art. 27 de la Loi sur les archives.

Dispositions législatives applicables : articles 1, 2, 9, 15, 83 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
 

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels cherche à assurer un équilibre entre l’objectif de transparence de l’État et la protection d’autres valeurs. C’est pourquoi elle prévoit des restrictions au droit d’accès. Certaines restrictions sont impératives, d’autres sont facultatives.

La Loi prévoit des exceptions qui peuvent limiter l'accès à certains renseignements. Il s'agit, entre autres, de renseignements ayant des incidences sur les relations intergouvernementales, sur les négociations entre organismes publics, sur l'économie, sur l'administration de la justice et la sécurité publique, sur les décisions administratives ou politiques et sur la vérification. La plupart de ces restrictions ont cependant un caractère facultatif.

Une des restrictions impératives est celle qui est liée à la protection des renseignements personnels. En principe, vous ne pouvez avoir accès qu’à vos propres renseignements. En général, les renseignements qui concernent une autre personne physique sont confidentiels et ils ne pourront vous être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

Il ne faut pas conclure pour autant que tout le document vous sera refusé. Seuls les renseignements relatifs à ces restrictions pourront être extraits du document; les autres parties du document pourraient vous être communiquées.

Dispositions législatives applicables : articles 18 à 41, 53 et 86 à 88.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
 

À QUI : Que ce soit pour obtenir l’accès à des documents administratifs ou à vos renseignements personnels, vous devez adresser votre demande au responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de l'organisme public visé. La liste des responsables est rendu disponible par la Commission au www.cai.gouv.qc.ca.

COMMENT : À l’exception d’une demande d’accès ou de rectification de renseignements personnels, la demande d’accès peut être orale ou écrite. Cependant, seule une demande écrite permet à la Commission de réviser la décision du responsable en cas de refus total ou partiel. L'absence de réponse de sa part, à l’expiration de ce délai, équivaut à un refus. Des modèles de lettre sont disponibles au www.cai.gouv.qc.ca.

Il est important que la demande adressée au responsable soit suffisamment précise pour permettre de repérer le document. Toutefois, le responsable est tenu de prêter assistance à toute personne qui requiert son aide pour formuler une demande et identifier le document recherché.

DÉLAI : Le responsable doit répondre à votre demande d’accès dans les 20 jours suivant la date de sa réception. Toutefois, ce délai peut être prolongé de 10 jours si nécessaire. L’organisme doit vous transmettre un avis écrit avant l’expiration du délai de 20 jours.

COÛT : Vous avez le choix de consulter le document sur place, par voie électronique si possible, et d’en obtenir une copie. La consultation sur place est gratuite. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de la transcription, de la transmission ou de la reproduction du document peuvent être exigés par l'organisme qui doit vous indiquer préalablement le montant approximatif qui vous sera facturé.

Dispositions législatives applicables : articles 42 à 52.1 et 94 à 102.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
 

À QUI : La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels prévoit que c'est à la Commission d'accès à l'information que vous devez exercer un recours pour faire valoir vos droits lorsque vous avez adressé une demande d’accès écrite à un organisme public, que vous n’avez pas obtenu de réponse ou que vous êtes insatisfait de la réponse obtenue.

COMMENT : Il suffit d'écrire à la Commission et de joindre une copie de la demande faite à l'organisme, de même qu'une copie de la réponse du responsable, s’il y a lieu. Vous trouverez un modèle de demande de révision au www.cai.gouv.qc.ca.

DÉLAI : Le délai pour adresser une demande de révision est de 30 jours suivant la date de la décision du responsable de l’accès ou l’expiration du délai pour y répondre.

PROCÉDURE : La Commission agit en tant que tribunal administratif. Les parties ont l’occasion de présenter leur preuve et de faire valoir leur point de vue auprès d’un commissaire. Ce dernier dispose d’un délai de trois mois pour rendre une décision.

Un processus de médiation est également offert par la Commission d’accès à l’information pour tenter d’amener les parties à trouver une solution au litige.

Dispositions législatives applicables : articles 135 et 137 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
 

La Commission d’accès à l’information est également un tribunal. Lorsqu’elle agit en tant que tribunal et qu’une demande est portée devant elle, la Commission, dans la plupart des cas, entendra les parties et rendra une décision écrite.

CONVOCATION : Toute demande qui nécessite une audience est inscrite au rôle. Un avis de convocation est envoyé aux parties six à huit semaines avant la date prévue pour l’audience. Le défaut, pour un demandeur, de se présenter à la date déterminée, sans motif, peut entraîner le rejet de sa demande.

REMISE : Si, pour un empêchement majeur, l’une ou l’autre des parties ne peut se présenter à la date déterminée, une demande écrite peut être adressée au président de la Commission. Les demandes de remise ne sont pas automatiquement acceptées.

PREUVE : Les parties doivent apporter tous les documents qu’elles veulent déposer en preuve. Elles peuvent aussi faire entendre des personnes dont le témoignage présente une réelle et directe pertinence avec le litige.

DÉROULEMENT DE L'AUDIENCE : Les personnes physiques peuvent agir seules devant le tribunal. Quant aux personnes morales, notamment les organismes, elles doivent obligatoirement être représentées par avocat. L’audience devant la Commission est publique. La Commission peut toutefois ordonner le huis clos dans l’intérêt de l’ordre public. Également, la Commission peut prendre connaissance, en l’absence du demandeur et à huis clos, d’un document que l’organisme public prétend devoir être soustrait à l’accès.