Les dossiers personnels dans les organismes publics

Quels sont les organismes publics assujettis à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels?

Réponse : En vertu de la Loi sur l’accès, les organismes suivants sont considérés comme des organismes publics :

  • les ministères et organismes gouvernementaux, incluant notamment le Conseil exécutif, le Conseil du trésor, le lieutenant-gouverneur, l’Assemblée nationale;
  • les municipalités, les organismes municipaux et supramunicipaux,  les communautés métropolitaines, les régies intermunicipales, les sociétés intermunicipales de transport les conseils intermunicipaux de transport, les offices municipaux d’habitation, les municipalités régionales de comté,  l’Administration régionale Kativik, les sociétés d’économie mixte;
  • les commissions scolaires, les établissements d’enseignement privés subventionnés, les cégeps, les universités;
  • les agences de développement de réseaux locaux de services de santé et de services sociaux, les centres jeunesses, les centres d’hébergement, les CLSC et les centres hospitaliers.

Il existe des exceptions que l’on trouve dans la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels aux articles 3 à 7.

À noter également que les organismes publics ne comprennent pas les tribunaux judiciaires tels que la Cour d’appel du Québec, la Cour supérieure du Québec, la Cour du Québec et les Cours municipales du Québec.

Un ministère ou un organisme public détient un dossier à mon sujet.

Puis-je consulter mon dossier?

Réponse : Oui, vous pouvez consulter votre dossier personnel. De plus, vous pouvez également consulter le dossier d’une autre personne seulement si vous prouvez être : son représentant, son héritier ou son successeur, son administrateur de la succession, son bénéficiaire d’assurance-vie ou son titulaire de l’autorité parentale.

À qui dois-je m’adresser?

Réponse : La demande d’accès à des renseignements personnels par la personne concernée est faite par écrit à l’organisme public qui détient les renseignements. La demande est adressée au responsable de l’accès désigné. Les noms des responsables de tous les organismes figurent dans la liste des responsables tenue à jour par la Commission d’accès à l’information et accessible sur le site Internet de la Commission. À titre d’information, vous pouvez consulter nos lettres types afin de vous aider à rédiger votre demande.

Y a-t-il des frais?

Réponse : L’accès par consultation aux renseignements personnels contenus dans un dossier est gratuit. Toutefois, des frais n’excédant pas le coût de la transcription, de la transmission ou de la reproduction des documents peuvent être exigés par l’organisme. De plus, l’organisme doit indiquer le montant approximatif au demandeur avant de lui faire copie de ce qui est demandé. Les frais sont détaillés à l’annexe 1 du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la transmission ou la reproduction des documents et des renseignements nominatifs.

Combien de temps cela peut-il prendre avant que j’obtienne une réponse de la part du ministère ou de l’organisme?

Réponse : Le responsable doit répondre dans les 20 jours civils suivant la réception de la demande. Toutefois, il peut se prévaloir d’une prolongation de 10 jours civils en ayant pris soin de vous aviser qu’il utilisera cette prolongation.

Combien de temps peuvent-ils conserver mon dossier personnel?

Réponse : Lorsque l’objet pour lequel un renseignement nominatif a été recueilli est accompli, l’organisme public doit le détruire, sous réserve de la Loi sur les archives .

Le responsable de l’accès dans un organisme public doit veiller à ce que le renseignement faisant l’objet de la demande soit conservé le temps requis pour permettre au requérant d’épuiser les recours prévus à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels .

Comment procéder pour y faire apporter des corrections au besoin?

Réponse : La demande de rectification à des renseignements personnels par la personne concernée est faite par écrit à l’organisme public qui détient les renseignements. La demande est adressée au responsable de l’accès désigné. Les noms des responsables de tous les organismes figurent dans la liste des responsables tenue à jour par la Commission d’accès à l’information et accessible sur le site Internet de la Commission. À titre d’information, vous pouvez consulter nos lettres types afin de vous aider à rédiger votre demande.

Si je ne suis pas satisfait de la réponse dans les cas de corrections de mon dossier, que puis-je faire?

Réponse : Vous avez essuyé un refus? Vous avez obtenu une réponse insatisfaisante? Vous n’avez pas obtenu de réponse de la part du responsable? Il est donc possible de faire une demande de révision de la décision d ’un organisme public devant la Commission d’accès à l’information.

Cette demande doit être adressée à la Commission d’accès à l’information – Secrétariat de la Commission dans les 30 jours civils du refus de la demande ou de l’expiration du délai pour y répondre. Il suffit d’écrire à la Commission et de joindre une copie de la demande faite à l’organisme de même qu’une copie de la réponse du responsable . À titre d’information, vous pouvez consulter nos lettres types afin de vous aider à rédiger vos lettres dans le cas de recours à la Commission.