Les dossiers personnels dans les entreprises privées

Une entreprise privée détient un dossier à mon sujet.

Puis-je consulter mon dossier?

Réponse : En principe, seule la personne concernée peut avoir accès à son dossier. De plus, vous pouvez également consulter le dossier d’une autre personne seulement si vous prouvez être : son représentant, son héritier ou son successeur, son administrateur de la succession, son bénéficiaire d’assurance-vie ou son titulaire de l’autorité parentale.

À qui m’adresser?

Réponse : La demande d’accès à des renseignements personnels par la personne concernée est faite par écrit à une personne qui détient l’autorité (propriétaire, directeur, gérant, etc. ) au sein de l’entreprise privée qui détient les renseignements. À titre d’information, vous pouvez consulter nos lettres types afin de vous aider à rédiger votre demande.

Y a-t-il des frais?

Réponse : L’accès par consultation aux renseignements personnels contenu dans un dossier est gratuit. Toutefois, la loi établit que des frais raisonnables peuvent être exigés pour couvrir les coûts de la transcription, de la transmission ou de la reproduction des documents. De plus, l’entreprise privée doit indiquer le montant approximatif au demandeur avant de lui faire copie de ce qui est demandé.

À titre indicatif, la Commission suggère aux entreprises privées de se référer à l’annexe 1 du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la transmission ou la reproduction des documents et des renseignements nominatifs.

Combien de temps cela peut-il prendre avant que j’obtienne une réponse de la part de l’entreprise privée?

Réponse : L’entreprise privée a 30 jours civils pour vous répondre à partir de la réception de votre demande. Après ce délai, si l’entreprise refuse d’acquiescer à votre demande d’accès ou de rectification, elle doit vous notifier par écrit son refus en le motivant et en vous informant de vos recours.

Comment procéder pour y faire apporter des corrections au besoin?

Réponse : La demande de rectification à des renseignements personnels par la personne concernée est faite par écrit à la personne qui détient l’autorité (propriétaire, directeur, gérant, etc.) au sein de l’entreprise privée qui détient les renseignements. À titre d’information, vous pouvez consulter nos lettres types afin de vous aider à rédiger votre demande.Vous devrez alors justifier votre identité à titre de personne concernée, de représentant, d’héritier ou de successeur, d’administrateur de la succession, de bénéficiaire d’assurance-vie ou de titulaire de l’autorité parentale.

Combien de temps peuvent-ils conserver mon dossier personnel?

Réponse : Le dossier est conservé tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel les renseignements ont été recueillis n’est pas accompli.

Si je ne suis pas satisfait de la réponse obtenue dans les cas de demandes d’accès ou de corrections de mon dossier dans une entreprise privée, que puis-je faire?

Réponse : Vous avez essuyé un refus? Vous avez obtenu une réponse insatisfaisante? Vous n’avez pas obtenu de réponse de la part de l’entreprise privée?Le recours à exercer dans le cas d’un refus d’une demande d’accès ou d’une rectification de votre dossier personnel dans une entreprise privée s’appelle une « demande d’examen de mésentente ». Cette demande doit être adressée à la Commission d’accès à l’information – Secrétariat de la Commission dans les 30 jours civils du refus de la demande ou de l’expiration du délai pour y répondre. Il suffit d’écrire à la Commission et de joindre une copie de la demande faite à l’entreprise privée de même qu’une copie de sa réponse ainsi que les coordonnées des parties impliquées. À titre d’information, vous pouvez consulter nos lettres types afin de vous aider à rédiger vos lettres dans le cas de recours à la Commission.