Accès aux documents

Un organisme public visé par une demande d’accès à un ou plusieurs des documents qu’il détient dans l’exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par cet organisme ou par un tiers, doit respecter plusieurs obligations, à savoir :

  • prêter assistance, sur demande, au requérant pour lui permettre d’exercer son droit d’accès (mise en place de mesures d’accommodement raisonnables) et lui permettre d’identifier le document susceptible de contenir les renseignements recherchés;
  • informer préalablement le demandeur du montant approximatif des frais afférents à la transcription, à la reproduction ou à la transmission d’un document;
  • faire parvenir au demandeur un avis écrit de la date de réception de sa demande. Cet avis doit indiquer le délai dont dispose le responsable de l’accès aux documents pour donner suite à une demande d’accès ainsi que les conséquences du défaut de le respecter. L’avis doit également faire mention des recours offerts devant la Commission d’accès à l’information, le cas échéant;
  • répondre dans les délais prescrits par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. En principe, que la demande soit verbale ou écrite, le responsable de l’accès dispose d’au plus 20 jours civils pour répondre. Toutefois, ce délai peut être prolongé de 10 jours, si cela s’avère nécessaire et à la condition de vous en aviser par écrit. Par ailleurs, le délai pour répondre peut être également prolongé si la demande vise un renseignement industriel, financier, commercial, scientifique, technique ou syndical fourni par un tiers. Le responsable de l’accès peut devoir, en effet, demander à ce tiers s’il consent ou non à communiquer un tel renseignement. Il doit néanmoins vous informer de cette démarche dans les 20 jours civils de la réception de votre demande;
  • motiver tout refus de donner accès à un document et indiquer la disposition sur laquelle ce refus s’appuie. En effet, le droit d’accès aux documents des organismes publics n’est pas absolu, il comporte six catégories de restrictions. Il s’agit de renseignements ayant des incidences sur :
    • les relations intergouvernementales;
    • les négociations entre organismes publics;
    • l’économie;
    • l’administration de la justice et la sécurité publique;
    • les décisions administratives ou politiques;
    • la vérification.

    Par ailleurs, si dans un document il y a des renseignements personnels permettant d’identifier une personne autre que le demandeur, pour respecter la confidentialité de ces renseignements, ils seront caviardés du document;

  • répondre par écrit lorsque la demande d’accès est écrite . Cette réponse doit être accompagnée du texte de la disposition sur laquelle le refus s’appuie, le cas échéant, et d’un avis sur les recours offerts devant la Commission d’accès à l’information;
  • veiller à ce que tout document ayant fait l’objet d’une demande d’accès soit conservé le temps requis pour permettre au demandeur d’épuiser les recours prévus par la Loi sur l’accès.