Droit à la protection des renseignements personnels

Le droit à la protection des renseignements personnels est prévu dans la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l'identifier. Ils sont confidentiels. Sauf de rares exceptions, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

Obligations des organismes ou entreprises

Dans le but de protéger les renseignements personnels, ces lois imposent aux organismes publics et aux entreprises privées des obligations en matière de cueillette, de conservation et de communication de renseignements personnels.

En principe, seule la personne sur qui portent les renseignements, peut avoir accès à son dossier. S'il contient un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, cette personne peut demander qu'il soit corrigé. La demande sera aussi considérée si elle provient d'une personne agissant à titre de représentant, d'héritier, de successeur de la personne concernée, d'administrateur de la succession, de bénéficiaire d'une assurance-vie ou de titulaire de l'autorité parentale. Dans tous les cas, cette personne devra établir son identité.

Procédure d'accès

La demande d'accès à des renseignements personnels ou de rectification de ces renseignements par la personne concernée est faite par écrit à l'organisme public ou à l'entreprise privée qui détient les renseignements. S'il s'agit d'un organisme public, la demande est adressée au responsable de l'accès désigné. Les noms des responsables de tous les organismes publics figurent au fichier des responsables, tenu à jour par la Commission d'accès à l'information.

Délais d'accès (secteur public)
Dans les organismes publics, le responsable d'accès dispose d'au plus 20 jours civils pour répondre à la demande d'accès ou de rectification par la personne concernée. Toutefois, ce délai peut être prolongé de 10 jours, si nécessaire. L'absence de réponse de sa part équivaut à un refus de l'organisme.

Délais d'accès (secteur privé)
L’entreprise doit répondre à votre demande d'accès ou de rectification dans les 30 jours suivant sa réception. L’absence de réponse de sa part, à l’expiration de ce délai, équivaut à un refus.

Gratuité et frais exigibles

L'accès par consultation aux renseignements personnels contenus dans un dossier, est gratuit. Dans le cas des organismes publics, des frais déterminés par règlement peuvent être exigés pour la transcription, la transmission ou la reproduction des documents qui en contiennent. Dans le cas des entreprises privées, de tels frais ne sont pas réglementés. Cependant, la loi établit que des frais raisonnables peuvent être exigés. Les organismes publics comme les entreprises privées sont tenus, avant de procéder, d'en indiquer le montant approximatif au demandeur.

La personne qui s'est adressée, sans succès, à un organisme public ou à une entreprise privée pour demander l'accès à son dossier personnel peut exercer un recours devant la CAI pour faire valoir ses droits.

Le recours à exercer dans ce cas est, selon qu'il s'agit d'un organisme public ou d'une entreprise privée, appelé « demande de révision » (secteur public) ou « demande d'examen de mésentente » (secteur privé). Il doit être exercé dans les 30 jours du refus de la demande ou de l'expiration du délai pour y répondre. À titre d'information, vous pouvez consulter les lettres types afin de vous aider à rédiger votre lettre de recours à la Commission.

Plaintes

Une plainte en matière de protection des renseignements personnels porte sur la cueillette, la conservation, l'utilisation, la communication ou la destruction des renseignements personnels. La plainte doit être signifiée à la Commission par écrit par la personne concernée, ou son représentant, lorsqu'elle est d'avis que la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ou la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé n'a pas été respectée à son égard.

Vous devez adresser votre plainte par écrit à la Commission d’accès à l’information – Direction de l’analyse et de l’évaluation en prenant soin d’y inclure tous les éléments documentaires ou autres qui viennent appuyer votre plainte ainsi que les coordonnées des parties impliquées.