Droit d'accès
aux documents
Le droit d'accès aux documents des organismes publics
est prévu dans la
Loi sur l'accès aux documents
des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels.
Organismes publics assujettis Environ
2 800 organismes publics sont assujettis à cette
loi. Ce sont :
| • |
les ministères et organismes gouvernementaux; |
| • |
les municipalités et les organismes qui en relèvent,
les communautés
urbaines et leurs organismes,
les municipalités régionales de comté; |
| • |
les commissions scolaires, les collèges privés
subventionnés,
les cégeps, les universités; |
| • |
les centres hospitaliers, les centres d'accueil, les
CLSC, les agences de
développement de réseaux locaux de
services de santé et de services sociaux
et les centres jeunesse. |
Type de documents accessibles La loi s'applique à tous les documents détenus
par un organisme public quelle que soit leur forme écrite,
graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
Ces documents peuvent être repérés grâce à une
liste de classement que chaque organisme est tenu de maintenir à jour.
Exceptions au droit d'accès La loi contient six catégories d'exceptions qui peuvent
limiter le principe d'accès à certains renseignements.
Il s'agit de renseignements ayant des incidences sur les relations
intergouvernementales, sur les négociations entre organismes
publics, sur l'économie, sur l'administration de la
justice et la sécurité publique, sur les décisions
administratives ou politiques et sur la vérification.
La plupart de ces restrictions ont cependant un caractère
facultatif.
Il ne faut
pas conclure pour autant que tout le document sera refusé.
Seuls les renseignements relatifs à ces
questions pourront être extraits du document; ses autres
parties demeureront accessibles.
Renseignements à caractère
public Les renseignements qui permettent
d'identifier une personne autre
que le demandeur, sont confidentiels; ils seront masqués avant que quiconque n'ait accès à un
document.
Certains de ces renseignements personnels
sont cependant publics, notamment :
| • |
le nom, le titre, la fonction, le salaire,
l'adresse et le numéro de téléphone
au travail d'un membre d'un organisme public,
de son conseil d'administration ou de son personnel
de direction : |
| • |
Dans le cas d'un ministère, ceux d'un
sous-ministre, de ses adjoints et de son personnel
d'encadrement; |
| • |
Un renseignement concernant une personne
en sa qualité de partie à un
contrat de service conclu avec un organisme
public, ainsi que les conditions de ce contrat. |
Procédure d'accès La
demande d'accès à un document
est adressée au responsable de l'accès
de l'organisme public qui détient ce document.
Les noms des responsables de tous les organismes
figurent dans le fichier des responsables, tenu à jour
par la CAI et disponible sur son site Internet.
La demande peut être orale ou écrite,
mais seule la demande écrite permet, par
la suite, d'en appeler à la CAI de la décision
du responsable. La requête au responsable
de l'accès doit être suffisamment
précise pour permettre de repérer
le document. Toutefois, le responsable est tenu
de prêter assistance à toute personne
qui requiert son aide pour formuler une demande
et identifier le document recherché.
Délais d'accès
Le responsable de l'accès dispose d'au plus
20 jours civils pour répondre. Toutefois,
ce délai peut être prolongé de
10 jours, si nécessaire. L'absence de réponse
de sa part équivaut à un refus.
Gratuité et
frais exigibles L'accès à un document est gratuit. Toutefois,
des frais n'excédant pas le coût de sa transcription,
de sa transmission ou de sa reproduction peuvent être
exigés par l'organisme qui doit en indiquer préalablement
le montant approximatif au demandeur.
Révision d'une demande d'accès La personne qui s'est adressée par écrit à un
organisme public pour demander l'accès à un
document et qui a essuyé un refus, reçu une
réponse insatisfaisante ou qui n'en a pas obtenue
peut, dans un délai de 30 jours après la décision
du responsable, en demander la révision à la
CAI. Elle peut faire de même en ce qui concerne le
délai, les frais exigés ou la façon
d'avoir accès à un document.
Il suffit d'écrire à la CAI et de joindre une
copie de la demande faite à l'organisme, de même
qu'une copie de la réponse du responsable. |
